2025

ZARZĄDZENIE NR 6/2025

WÓJTA GMINY MARCISZÓW

z dnia 10 stycznia 2025 r

w sprawie ustalenia procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych.

Na podstawie art. 30 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2024 r., poz. 1465 z późn. zm.) oraz art. 33 ust. 1 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024 r, poz. 928) zarządza się, co następuje:

§ 1

1. Ustala się w Urzędzie Gminy Marciszów „Procedurę przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych”, stanowiącą załącznik do zarządzenia.
2. Zobowiązuje się wszystkich pracowników Urzędu Gminy Marciszów do zapoznania się z treścią procedury, o której mowa w ust. 1 i przestrzegania zasad w niej zawartych.

§ 2

Wykonanie zarządzenia powierza się pracownikom Urzędu Gminy Marciszów.

§ 3

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Załącznik

do zarządzenia nr 6/2025

Wójta Gminy Marciszów

z dnia 10 stycznia 2025 r.

PROCEDURA PRZYJMOWANIA ZGŁOSZEŃ ZEWNĘTRZNYCH

ORAZ PODEJMOWANIA DZIAŁAŃ NASTĘPCZYCH

§ 1. Przepisy ogólne

1. Strategia działania Urzędu Gminy Marciszów oparta jest na odpowiedzialności, zapobieganiu korupcji oraz powstawaniu innych nieprawidłowości zarówno wewnątrz organizacji, jak i wśród podmiotów współpracujących przy uwzględnieniu szeregu aspektów, w szczególności interesów społecznych, ochrony środowiska, relacji z różnymi grupami współpracowników.
2. Urząd prowadzi swoją działalność w oparciu o bezwzględne poszanowanie przepisów prawa, dobrych praktyk oraz najwyższych standardów etycznych.
3. Procedura przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych, zwana dalej „procedurą”, określa zasady i tryb dokonywania zgłoszeń zewnętrznych, o których mowa w ustawie z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024 r. poz. 928), w dziedzinie należącej do zakresu działania Wójta Gminy Marciszów oraz zadania tego organu związane ze zgłoszeniem zewnętrznym i z podejmowaniem działań następczych.
4. Wójt Gminy Marciszów, w ramach procedury zgłoszeń zewnętrznych, realizuje zadania, o których mowa w art. 34 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024 r., poz. 928).

§ 2. Definicje

Ilekroć w niniejszej procedurze jest mowa o:

1) ustawie – należy przez to rozumieć ustawę z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024 r., poz. 928);

2) Wójcie – należy przez to rozumieć Wójta Gminy Marciszów;

3) Urzędzie – należy przez to rozumieć Urząd Gminy Marciszów;

4) organie publicznym - należy przez to rozumieć wójta (organ jednostki samorządu terytorialnego), właściwego do podejmowania działań następczych w dziedzinach wskazanych w art. 3 ust. 1 ustawy;

5) sygnaliście – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, o której mowa w art. 4 ustawy;

6) osobie, której dotyczy zgłoszenie - należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazaną w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana;

7) naruszeniu prawa – należy przez to rozumieć działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, o których mowa w art. 3 ustawy;

8) zgłoszeniu zewnętrznym – należy przez to rozumieć przekazane organowi publicznemu informacji o naruszeniu prawa;

9) działaniu następczym - należy przez to rozumieć działanie podjęte przez organ publiczny w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych;

10) informacji zwrotnej - należy przez to rozumieć przekazaną sygnaliście informację na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań.

§ 3. Sposoby dokonywania zgłoszeń zewnętrznych

1. Zgłoszenie zewnętrzne może być dokonane pisemnie, w postaci:

• papierowej - na adres do korespondencji: Urząd Gminy w Marciszowie ul. Szkolna 6, 58-410 Marciszów. Zgłoszenie należy przesłać w dwóch kopertach. Koperta wewnętrzna powinna być opatrzona dopiskiem: „Sygnalista – zgłoszenie do Wójta”;
• elektronicznej - na adres poczty elektronicznej: zgloszenie@marciszow.pl, tytuł maila: „Sygnalista – zgłoszenie do Wójta”.

2. Zgłoszenia zewnętrzne w postaci papierowej przyjmowane są przez pracowników Urzędu obsługujących kancelarię Urzędu i sekretariat Wójta. Po wpływie korespondencji pracownicy otwierają kopertę zewnętrzną i przekazują ją Wójtowi lub upoważnionemu przez niego pracownikowi Urzędu. Kopertę wewnętrzną otwiera Wójt lub upoważniona przez niego osoba.
3. Zgłoszenia zewnętrzne w postaci elektronicznej przyjmowane są przez Wójta lub upoważnionego przez niego pracownika Urzędu obsługującego elektroniczną skrzynkę podawczą, o której mowa w ust. 1 pkt 2. Po wpływie korespondencji pracownik drukuje ją i przekazują Wójtowi lub upoważnionemu przez niego pracownikowi Urzędu.
4. Wójt, na podstawie treści zgłoszenia naruszenia prawa, podejmuje decyzję o powołaniu zespołu lub wyznaczeniu osoby do podejmowania działań następczych oraz związanego     z tym przetwarzania danych osobowych.
5. Zgłoszenie zewnętrzne nie może być dokonane anonimowo. Informacje o naruszeniu prawa zgłoszone anonimowo pozostawia się bez rozpatrzenia i niezwłocznie niszczy.

§ 4. Treść zgłoszenia zewnętrznego

1. Zgłoszenie powinno zawierać co najmniej następujące informacje:

• opis przedmiotu naruszenia prawa;
• dane osobowe sygnalisty, niezbędne do identyfikacji tej osoby (imię i nazwisko, podpis pod zgłoszeniem), w tym adres do kontaktu;
• dane osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tej osoby;
• dowody na poparcie zgłoszenia (jeśli są dostępne).

2. Zgłoszenie może dotyczyć informacji o naruszeniu prawa, w tym uzasadnionego podejrzenia dotyczącego zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w podmiocie prawnym, w którym sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował, lub w innym podmiocie prawnym, z którym sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub informacji dotyczącej próby ukrycia takiego naruszenia prawa.

§ 5. Sposób postępowania z przyjętymi zgłoszeniami zewnętrznymi

1. Do postępowania z przyjętymi przez Wójta zgłoszeniami zewnętrznymi, stosuje się przepisy art. 37 – 39, art. 40 ust. 2 i 3 oraz art. 41 ustawy.
2. Wzór potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego stanowi załącznik nr 1 do procedury.
3. Wzór zaświadczenia potwierdzającego ochronę przysługującą sygnaliście stanowi załącznik nr 2 do procedury.
4. Wzór informacji zwrotnej przekazywanej sygnaliści stanowi załącznik nr 3 do procedury.
5. Zgłoszenia naruszeń prawa są weryfikowane przez upoważnionych przez Wójta pracowników Urzędu w zakresie wiarygodności zgłoszenia oraz odpowiedzialności tego organu publicznego za rozpatrzenie zgłoszenia i przeprowadzanie działań następczych.
6. Zgłoszenia nie mogą analizować osoby, co do których z treści zgłoszenia wynika, że mogą być w jakikolwiek sposób negatywnie zaangażowane w działanie lub zaniechanie, stanowiące naruszenie prawa.

§ 6. Upoważnienie do przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych, dokonywania ich wstępnej weryfikacji raz informowania sygnalisty

1. Wójt, w drodze odrębnych upoważnień, upoważnia pracowników Urzędu do:

• przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych, dokonywania ich wstępnej weryfikacji, podejmowania działań następczych oraz związanego z tym przetwarzania danych osobowych;
• kontaktu z sygnalistą w celu przekazywania informacji zwrotnych i - w razie potrzeby - zwracania się o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje w zakresie przekazanych informacji, jakie mogą być w jego posiadaniu;
• przekazywania zainteresowanym osobom informacji na temat procedury zgłoszeń zewnętrznych.

2. Na polecenie Wójta czynności, o których mowa w ust. 1 realizowane są w uzgodnieniu z obsługą prawną oraz Inspektorem Ochrony Danych.

§ 7. Ochrona poufności tożsamości sygnalisty

Do ochrony poufności tożsamości sygnalisty stosuje się przepisy ustawy, w szczególności art. 43 ustawy.

§ 8. Rejestr zgłoszeń zewnętrznych

1. Rejestr zgłoszeń zewnętrznych obejmuje dane określone w art. 46 ust. 3 ustawy.
2. Wszystkie prawidłowo złożone zgłoszenia zewnętrzne podlegają wpisowi do rejestru zgłoszeń zewnętrznych przez upoważnionych przez Wójta pracowników Urzędu.
3. Rejestr zgłoszeń zewnętrznych przechowywany jest na stanowisku upoważnionego przez Wójta pracownika Urzędu.
4. Dostęp do rejestru mają jedynie osoby upoważnione.

§ 9 Obowiązki sprawozdawcze

1. Wójt realizuje obowiązki sprawozdawcze określone w art. 47 ustawy.
2. Sprawozdanie sporządza i podpisuje Wójt lub osoba działająca w jego imieniu.

§ 10. Przepisy końcowe

1. Wszelkie czynności związane z przyjmowaniem i obsługą zgłoszeń prowadzone są zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa o ochronie danych osobowych.
2. Zgłoszenia nie spełniające wymogów niniejszej procedury nie będą podlegały rozpatrzeniu i będą niezwłocznie niszczone.
3. W sprawach dotyczących zgłoszeń zewnętrznych przekazywanych Wójtowi a nieuregulowanych w procedurze, stosuje się przepisy ustawy.

Załącznik nr 1 do procedury

Załącznik nr 2 do procedury

Załącznik nr 3 do procedury