ZARZADZENIE Nr 2/2021 Wójta Gminy Marciszów z dnia 4 stycznia 2021 r. w sprawie: zasad prowadzenia centralnego rejestru umów w Urzędzie Gminy w Marciszowie
ZARZADZENIE Nr 2/2021
Wójta Gminy Marciszów
z dnia 4 stycznia 2021 r.
w sprawie: zasad prowadzenia centralnego rejestru umów w Urzędzie Gminy w Marciszowie.
Na podstawie art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity Dz.U. z 2020 roku, poz. 713 ze zmianami) celem zapewnienia funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej,
zarządzam, co następuje:
§ 1
- W celu ustalenia jednolitej ewidencji zawieranych umów w Urzędzie Gminy w Marciszowie tworzy się Centralny Rejestr Umów prowadzony przez wyznaczonego pracownika Referatu Organizacyjno-Społecznego.
- Rejestr prowadzi się dla każdego roku kalendarzowego oddzielnie. Numerację zapisów rozpoczyna się w każdym roku od nr 1.
- W centralnym rejestrze umów wpisuje się wszelkie umowy oraz zmiany do tych umów, których stroną jest Gmina Marciszów, powodujące powstanie zobowiązań finansowych lub mogące wywołać takie zobowiązania, zawarte w postaci:
1) umowy,
2) porozumienia
zwane dalej „umowami”
- Zarządzenia nie stosuje się do umów:
1) z zakresu prawa pracy, których stroną jest Urząd Gminy w Marciszów,
2) o przyznanie ryczałtu na używanie samochodów prywatnych do celów służbowych,
3) nabycia własności nieruchomości oraz innych praw do nieruchomości w szczególności użytkowania wieczystego, służebności gruntowych i przesyłu, umowy najmu, dzierżawy, zajęcia gruntów gminy na cele budowlane.
§ 2
- Do pracownika merytorycznie odpowiedzialnego za umowę należy:
1) przygotowanie projektu umowy,
2) nadanie nr umowy zgodnie z § 4 niniejszego zarządzenia.
§ 3
Umowę sporządza się w liczbie 3 egzemplarzy.
§ 4
- Podpisana przez strony umowa podlega obowiązkowej rejestracji w Centralnym Rejestrze umów.
- Obowiązek zarejestrowania umowy spoczywa na pracowniku odpowiedzialnym za jej przygotowanie i winien być zarejestrowany niezwłocznie, nie później niż w terminie 3 dni od dnia zawarcia lub otrzymania podpisanej umowy.
§ 5
- Umowa przedłożona do rejestracji w Centralnym Rejestrze Umów zawiera numer umowy, na który składa się: symbol komórki organizacyjnej, numer nadany przez kierownika komórki organizacyjnej lub pracownika merytorycznie odpowiedzialnego oraz cztery cyfry roku kalendarzowego (poszczególne elementy oznaczenia oddziela się kreskami poprzecznymi, np. OSP/1/2021).
- W przypadku gdy projekt umowy zostanie przygotowany przez podmiot zewnętrzny, należy ja wprowadzić do rejestru umów nadając numer zgodnie ze wzorem wskazanym w pkt. 1. Numer ten należy odnotować w prawnym, górnym rogu na pierwszej stronie umowy, która pozostaje w dokumentacji urzędu gminy.
- Potwierdzeniem rejestracji umowy w Centralnym Rejestrze Umów jest opatrzenie każdego oryginalnego egzemplarza umowy, który pozostaje w dokumentacji strony, którą jest Gmina Marciszów, pieczęcią o treści:
„ZAREJESTROWANO
w Centralnym Rejestrze Umów
dnia ….......... pod poz. …...
podpis rejestrującego..............”
- Zarejestrowany egzemplarz zawartej umowy pozostawia się jako dokument stanowiący załącznik Centralnego Rejestru Umów.
- Jeden egzemplarz umowy przekazuje się do Skarbnika Gminy w celu zaksięgowania zaangażowania środków – przekazania dokonuje pracownik odpowiedzialny merytorycznie za realizacje umowy.
- Zobowiązuje się komórki organizacyjne w sprawach objętych zawieraną umową i odpowiedzialne za jej stronę merytoryczną do prowadzenia we własnym zakresie ich ewidencji.
§ 6
- Wykonanie zarządzenia powierza się kierownikom referatów Urzędu Gminy w Marciszowie.
- Nadzór nad wykonaniem zarządzenia powierza się Sekretarzowi Gminy Marciszów.
§ 7
Traci moc zarządzenie nr 36/10 z dnia 19 kwietnia 2010 r. w sprawie: zasad rejestrowania umów w Urzędzie Gminy w Marciszowie
Wójt Gminy Marciszów
mgr inż. Wiesław Cepielik