Zarządzenie Nr 53/17 Wójta Gminy Marciszów z dnia 08 września 2017 r. w sprawie: Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy w Marciszowie.
ZARZĄDZENIE Nr 53/17
Wójta Gminy Marciszów
z dnia 08 września 2017r
w sprawie: Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy w Marciszowie.
Na podstawie art. 33 ust. 2 ustawy z dnia 08 marca 1990 roku o samorządzie gminnym ( tekst jednolity DZ. U. z 2016 roku, poz. 446 ze zmianami) nadaję Regulamin Organizacyjny Urzędu Gminy w Marciszowie
ROZDZIAŁ I
POSTANOWIENIA OGÓLNE
§ 1
Urząd Gminy jest jednostką budżetową przy pomocy, której Wójt Gminy realizuje swoje zadania i kompetencje.
§ 2
Siedziba Urzędu znajduje się w Marciszowie przy ul. Szkolnej 6, 58-410 Marciszów.
§ 3
Urząd Gminy jest pracodawcą dla zatrudnionych w nim pracowników, a Wójt lub osoba przez niego upoważniona dokonuje wobec nich czynności w sprawach z zakresu prawa pracy.
§ 4
Urząd Gminy jest jednostką budżetową gminy, której dochody i wydatki w całości są objęte budżetem Gminy.
§ 5
Ilekroć w regulaminie jest mowa o:
- Gminie – należy przez to rozumieć Gminę Marciszów.
- Radzie – należy przez to rozumieć odpowiednio Radę Gminy Marciszów.
- Wójcie, Zastępcy Wójta, Sekretarzu, Skarbniku – należy przez to rozumieć: Wójta Gminy Marciszów, Zastępcę Wójta Gminy Marciszów, Sekretarza Gminy Marciszów, Skarbnika Gminy Marciszów.
- Urzędzie – należy przez to rozumieć Urząd Gminy w Marciszowie.
- Regulaminie – należy przez to rozumieć Regulamin Organizacyjny Urzędu Gminy w Marciszowie.
§ 6
Regulamin określa:
- Status pracowników urzędu.
- Strukturę organizacyjną urzędu.
- Zasady podziału zadań i kompetencji kierownictwa urzędu.
- Zadania i kompetencje poszczególnych referatów i samodzielnych stanowisk pracy.
- Zasady i tryb funkcjonowania urzędu.
- Zasady podpisywania pism oraz zakresu upoważnień udzielonych pracownikom do załatwiania spraw.
§ 7
Urząd działa na podstawie:
1) ustawy z dnia 08 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity Dz.U. z 2016 roku, poz. 446 ze zmianami),
2) ustawy z dnia 21 listopada 2008 roku o pracownikach samorządowych (tekst jednolity DZ. U. z 2016 roku, poz. 902)
3) Statutu Gminy Marciszów,
4) niniejszego regulaminu,
5) uchwał Rady Gminy oraz zarządzeń Wójta Gminy,
6) innych przepisów prawnych.
Urząd realizuje zadania:
1) własne gminy – określone ustawami, Statutem Gminy i uchwałami Rady Gminy,
2) zlecone – z zakresu administracji rządowej, których wykonanie zlecono gminie na mocy obowiązujących aktów normatywnych,
3) powierzone – na podstawie porozumień z właściwymi organami administracji rządowej oraz jednostkami samorządu terytorialnego,
4) inne – wynikające z przepisów szczególnych bądź określone uchwałami Rady Gminy i zarządzeniami Wójta Gminy.
ROZDZIAŁ II
STATUS PRACOWNIKÓW URZĘDU
§ 8
- Urząd zatrudnia pracowników samorządowych, których status określa wybór, powołanie oraz umowa o pracę.
- Stanowiskiem z wyboru jest stanowisko wójta. Stosunek pracy nawiązuje się z chwilą rozpoczęcia kadencji i kończy z dniem upływu tej kadencji.
- Stanowiskiem z powołania jest stanowisko zastępcy wójta. Powołania dokonuje wójt na czas trwania jego kadencji.
§ 9
Stanowiskiem z powołania jest skarbnik gminy. Stosunek pracy nawiązuje się z chwilą wręczenia uchwały rady o powołaniu, zawierającej w swej treści: nazwę stanowiska, czas, na który dokonano powołania tzn. ( czas trwania umowy o pracę).
§ 10
- Pracownik samorządowy zatrudniony na stanowisku urzędniczym podlega okresowym ocenom kwalifikacyjnym.
- Zasady oceniania pracowników samorządowych określają odrębne przepisy – ustawa z dnia 21 listopada 2008 roku o pracownikach samorządowych (tekst jednolity DZ.U. z 2016 roku, poz. 902).
ROZDZIAŁ III
STRUKTURA ORGANIZACYJNA URZĘDU
§ 11
Strukturę organizacyjną Urzędu tworzą:
1. Kierownictwo Urzędu:
- Wójt Gminy (WG)
- Zastępca Wójta (ZWG)
- Sekretarz Gminy ( SG)
- Skarbnik Gminy (SK)
2. Komórki organizacyjne Urzędu
1) Referat Księgowości (Fn), w skład którego wchodzą następujące stanowiska:
a) kierownik referatu – skarbnik gminy, pełniący jednocześnie funkcję głównego księgowego budżetu,
b) stanowiska pracy ds.:
• księgowości budżetowej,
• wynagrodzeń, czynszu mieszkaniowego,
• wymiaru podatków, decyzji podatkowych, podatku akcyzowego,
• rozliczeń podatków, mienia komunalnego i wyposażenia,
• księgowości syntetycznej i analitycznej, podatku VAT oraz archiwum zakładowego
2) Referat Infrastruktury Technicznej i Inwestycji (ITI), w skład którego wchodzą następujące stanowiska:
a) kierownik referatu wykonujący zadania z zakresu wodociągów i kanalizacji,
b) zastępca kierownika referatu wykonujący zadania z zakresu zamówień publicznych i inwestycji gminnych,
c) stanowiska pracy:
• ds. technicznych, p/poż., zaopatrzenia i działalności gospodarczej
• ds. drogownictwa terenów zielonych i oświetlenia
• ds. administracyjno-finansowych
• kierowca samochodu strażackiego - wieloosobowe
• robotnik gospodarczy – wieloosobowe,
• konserwator – wieloosobowe,
• rzemieślnik wykwalifikowany – obsługa oczyszczalni ścieków - wieloosobowe.
3) Referat Gospodarki Gruntami, Rolnictwa i Leśnictwa (RGOŚ), w skład którego wchodzą następujące stanowiska:
a) kierownik referatu wykonujący równocześnie zadania z zakresu rolnictwa, ochrony gruntów, produkcji roślinnej i zwierzęcej, gospodarki nieruchomościami rolnymi Skarbu Państwa,
b) stanowisko ds. sprzedaży i obrotu mienia gminnego,
c) stanowisko ds. leśnictwa
4) Referat Oświaty, Kultury, Sportu i Turystyki: (OSK), w skład którego wchodzą następujące stanowiska:
a) kierownik referatu wykonujący zadania z zakresu oświaty,
b) stanowisko ds. promocji, sportu i turystyki,
c) stanowisko ds. oświaty i kultury,
d) pracownicy bibliotek - wieloosobowe,
e) opiekun przewozu uczniów,
f) konserwator.
5) Referat Spraw Obywatelskich: (SO), w skład którego wchodzą następujące stanowiska:
a) kierownik referatu wykonujący równocześnie zadania z zakresu aktów stanu cywilnego, spraw wojskowych,
b) stanowisko ds. ewidencji ludności i dowodów osobistych
3. Samodzielne stanowiska pracy:
1) ds. ogólno-organizacyjnych i wojskowo-obronnych (ORG),
2) ds. zagospodarowania przestrzennego, budownictwa i koordynacji projektów o dotacje unijne (PB)
3) ds. obsługi rady gminy i przygotowywania wniosków unijnych (RG),
4) ds. gospodarki odpadami i ochrony środowiska (GO)
5) radca prawny (RP),
6) informatyk (INF).
4. Stanowiska pracowników obsługi
1) sprzątaczki. - wieloosobowe
§ 12
- Pracą referatów kierują kierownicy referatów.
- Kierownicy poszczególnych referatów organizują pracę referatów, kierują i zarządzają nimi w sposób zapewniający optymalną realizację powierzonych im zadań oraz kontrolują wykonywanie zadań realizowanych przez poszczególnych pracowników.
- Kierownicy poszczególnych referatów Urzędu są bezpośrednimi przełożonymi podległych im pracowników i sprawują nad nimi nadzór.
- Pracą samodzielnych stanowisk pracy kieruje wójt, zastępca wójta lub sekretarz – stosownie do podziału zadań i kompetencji
§ 13
Szczegółową strukturę stanowisk w urzędzie oraz ich służbowe podporządkowanie określa załącznik nr 1 do niniejszego regulaminu, natomiast schemat organizacyjny urzędu określa załącznik nr 2.
§ 14
Podział zadań między referaty i samodzielne stanowiska pracy dokonuje kierownik urzędu (wójt) samoistnie lub na wniosek sekretarza.
ROZDZIAŁ IV
ZASADY PODZIAŁU ZADAŃ I KOMPETENCJI KIEROWNICTWA URZĘDU
§ 15
Wójt jest kierownikiem urzędu i zwierzchnikiem służbowym pracowników urzędu oraz kierowników gminnych jednostek organizacyjnych.
§ 16
Wójt kieruje pracą urzędu przy pomocy zastępcy, sekretarza i skarbnika.
§ 17
Zastępca wójta wykonuje zadania wynikające z podziału pomiędzy kierownictwem urzędu oraz powierzone przez wójta. W zakresie przypisanych obowiązków zapewnia kompleksowe rozwiązywanie problemów oraz nadzoruje w tym zakresie działalność referatów i samodzielnych stanowisk pracy wymienionych w załączniku nr 1 do niniejszego zarządzenia.
§ 18
- Sekretarz zapewnia sprawne funkcjonowanie urzędu oraz organizuje pracę urzędu. W tym zakresie nadzoruje działalność referatów i samodzielnych stanowisk.
- Sekretarzowi mogą być powierzone także inne obowiązki wynikające z innych przepisów prawa.
- W zakresie ustalonym wójt może powierzyć prowadzenie spraw gminy w swoim imieniu sekretarzowi.
§ 19
Szczegółowy podział zadań pomiędzy wójta, zastępcę, sekretarza i skarbnika określa załącznik nr 3 do niniejszego regulaminu.
ROZDZIAŁ V
ZADANIA I KOMPETENCJE POSZCZEGÓLNYCH REFERATÓW
I SAMODZIELNYCH STANOWISK
§ 20
1. W celu wykonania zadań referaty i samodzielne stanowiska pracy wykonują następujące czynności i działania natury ogólnej:
1) przygotowują projekty uchwał, materiały, sprawozdania i analizy pod obrady rady oraz dla potrzeb wójta,
2) realizują zadania wynikające z uchwał rady,
3) opracowują projekty planów społeczno-gospodarczych rozwoju gminy i budżetu gminy w części dot. zakresu działania,
4) zapewniają właściwą i terminową realizację zadań merytorycznych,
5) w zakresie wykonywania zadań, współdziałają z innymi komórkami urzędu oraz innymi jednostkami organizacyjnymi i instytucjami,
6) współdziałają z organizacjami społecznymi, zawodowymi i gospodarczymi,
7) zapewniają obsługę merytoryczną właściwych komisji rady,
8) rozpatrują i załatwiają interpelacje i wnioski radnych oraz skargi i wnioski obywateli,
9) przygotowują projekty decyzji administracyjnych,
10) wydają decyzje administracyjne w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej, w granicach upoważnienia udzielonego przez wójta,
11) w postępowaniu o zamówienia publiczne prowadzą dokumentację podstawowych czynności związanych z postępowaniem w porozumieniu z pracownikiem koordynującym pracami zamówień publicznych w Urzędzie Gminy,
12) realizują zadania w zakresie obronności kraju oraz obrony cywilnej na terenie gminy, należących do kompetencji wójta,
13) sporządzają i przekazują wymagane sprawozdania dla instytucji zewnętrznych,
14) sporządzają i przekazują wymagane informacje do Biuletynu Informacji Publicznej,
15) realizują zadania wynikające z opracowanych procedur i zasad funkcjonowania kontroli zarządczej zapewniające realizację celów wytyczonych przez kierownictwo Urzędu, rozpoznają i analizują zewnętrzne i wewnętrzne ryzyka zagrażające ich realizacji oraz podejmują działania naprawcze.
2. Do zadań kierowników referatów należy w szczególności:
1) organizowanie i koordynowanie pracy referatów oraz nadzór nad merytoryczną poprawnością wykonywanych przez pracowników zadań ze szczególną dbałością, by świadczone przez referat usługi spełniały oczekiwania klientów i charakteryzowały się jak najwyższą, jakością,
2) zapewnianie właściwej i terminowej realizacji zadań referatu, na podstawie i w granicach prawa,
3) nadzór nad przestrzeganiem przez podległych pracowników przepisów prawa oraz wewnętrznych regulacji i zasad przyjętych w Urzędzie, w tym Regulaminu,
4) przygotowywanie okresowych ocen, analiz, informacji i sprawozdań z realizacji zadań objętych zakresem działania referatu,
5) prowadzenie polityki kadrowej w referacie oraz nadzór nad przestrzeganiem dyscypliny pracy przez podległych pracowników,
6) przygotowywanie opisów stanowisk, w tym ustalanie szczegółowego zakresu czynności dla pracowników referatu,
7) dokonywanie oceny pracowników referatu oraz składanie wniosków w sprawie ich nagradzania lub pociągnięcia do odpowiedzialności,
8) współpraca w opracowywaniu i realizacji budżetu Gminy w zakresie działania referatu,
9) nadzorowanie przestrzegania przez pracowników przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przepisów przeciwpożarowych,
10) nadzorowanie udostępniania informacji publicznej,
11) ochrona informacji niejawnych i danych osobowych na stanowisku pracy.
3. Referaty i samodzielne stanowiska pracy winny ponadto:
1) posiadać znajomość przepisów prawnych w zakresie prawa samorządowego, kodeksu postępowania administracyjnego, prawa administracyjnego i przepisów gminnych,
2) ciągle analizować przepisy prawne i wzajemnie informować się o zmianach,
3) uzyskiwać wykładnię prawa w sprawach wątpliwych lub nierozstrzygniętych normą prawną zarówno od radcy prawnego jak i specjalistycznych organów administracji rządowej,
4) umiejętnie i właściwie kontaktować się z mieszkańcami oraz administracją rządową,
5) analizować uzyskiwane dochody, stawiać wnioski, co do oszczędności jak i znalezienia źródeł dochodów,
6) sygnalizować o stwierdzonych nieprawidłowościach bezpośredniemu przełożonemu lub Wójtowi,
7) sygnalizować Wójtowi o zdarzeniach, które mogą być powodem braku równowagi budżetowej,
8) przestrzegać zasad i trybu wykonywania czynności kancelaryjnych ustalonych instrukcją kancelaryjną,
9) udostępniać informację publiczną w zakresie ich działania,
10) przestrzegać zasad bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony p.poż..
4. Do realizacji zadań referatom i stanowiskom pracy, w zależności od potrzeb mogą być przekazane składniki majątkowe w sposób i na zasadach określonych odpowiednimi przepisami prawa.
§ 21
Do kompetencji i zadań poszczególnych referatów należy:
1. Referat księgowości – zadaniem referatu jest prowadzenie gospodarki finansowej gminy.
Działania te w szczególności polegają na:
1) przygotowywanie materiałów niezbędnych do uchwalenia budżetu gminy oraz podjęcia uchwał w sprawie absolutorium dla Wójta,
2) przygotowywanie projektu budżetu oraz Wieloletniej prognozy Finansowej,
3) udzielanie pomocy Wójtowi w wykonywaniu budżetu gminy,
4) zapewnienie obsługi finansowo-księgowej urzędu,
5) uruchamianie środków finansowych dla poszczególnych dysponentów budżetu gminy,
6) przygotowywanie materiałów niezbędnych do wykonywania obowiązków z zakresu sprawozdawczości,
7) sprawowanie kontroli i nadzoru nad gospodarką finansową gminnych jednostek organizacyjnych,
8) realizacji polityki finansowej Gminy,
9) opracowywanie prognoz finansowych dla Gminy,
10) przygotowywanie danych do budżetu i dokumentów towarzyszących budżetowi,
11) prowadzenie ewidencji składników mienia gminnego oraz dokonywanie rozliczeń przeprowadzanych inwentaryzacji,
12) naliczanie i pobór podatków i opłat lokalnych oraz prowadzenie kontroli w tym zakresie,
13) przygotowywanie danych do projektów uchwał w sprawach stawek podatków i opłat lokalnych oraz pomocy publicznej,
14) przygotowywanie projektów decyzji w sprawie stosowania ulg, umorzeń podatkowych i odroczeń terminów ich płatności,
15) sporządzanie sprawozdawczości statystycznej oraz informacji opisowych dotyczących realizacji budżetu i działalności finansowej Gminy,
16) współpraca z Regionalną Izbą Obrachunkową, Urzędem Skarbowym, bankiem finansującym, funduszami i fundacjami,
17) prowadzenie księgowości budżetowej i podatkowej,
18) prowadzenie ewidencji podatników podatków pobieranych przez Gminę w oparciu o złożone deklaracje podatkowe, informacje podatkowe, ewidencję gruntów oraz inne dokumenty,
19) wydawanie zaświadczeń o stanie majątkowym,
20) rozliczanie podatku VAT,
21) prowadzenie spraw związanych z dokumentacją płacową pracowników zatrudnionych przez Urząd,
22) sporządzanie dokumentów wymaganych przez ZUS,
23) dokonywanie wymiarów podatków i opłat lokalnych,
24) prowadzenie ewidencji środków trwałych i pozostałych środków trwałych używanych w Urzędzie Gminy,
25) przyjmowanie sprawozdań budżetowych od jednostek organizacyjnych, ich kontrola, sporządzanie sprawozdań z wykonania budżetu Gminy zgodnie z obowiązującymi przepisami,
26) prowadzenie ewidencji wniosków podatników:
a) o zastosowaniu ulg i zwolnień ustawowych w podatku rolnym,
b) o zastosowaniu ulg w zapłacie podatków tj: umorzenie, odroczenie terminu płatności, rozłożenie na raty,
27) wystawianie faktur VAT i księgowanie ich zapłaty,
28) sprawowanie nadzoru nad poborem podatków w tym również rozliczanie inkasentów poboru podatków,
29) prowadzenie windykacji podatków i opłat lokalnych oraz innych należności pieniężnych,
30) prowadzenie rozliczeń publiczno-prawnych,
31) prowadzenie spraw związanych z udzielonymi i otrzymanymi kredytami, pożyczkami, poręczeniami, gwarancjami,
32) prowadzenie spraw związanych z udzielaniem pomocy publicznej dla przedsiębiorstw w tym prowadzenie współpracy z Urzędem Ochrony Konkurencji i Konsumentów,
33) przyjmowanie wniosków, prowadzenie postępowania administracyjnego, wydawanie decyzji administracyjnych w zakresie podatku akcyzowego dla rolników, przygotowywanie wniosków do Wojewody o dotacje celową oraz jej terminowe rozliczanie i sporządzanie sprawozdawczości w tym zakresie,
34) sporządzanie ogłoszeń o sumach umorzeń zgodnie z ustawą o finansach publicznych,
35) realizacja zadań wynikających z ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz aktów wykonawczych do tej ustawy poprzez:
a) przejmowanie dokumentacji,
b) przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie ewidencji,
c) prowadzenie skontrum dokumentacji,
d) porządkowanie przechowywanej dokumentacji, przejętej w latach wcześniejszych w stanie nieuporządkowanym,
e) udostępnianie przechowywanej dokumentacji,
f) inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz udział w jej komisyjnym brakowaniu,
g) przygotowywanie materiałów archiwalnych do przekazania i udział w ich przekazaniu do właściwego archiwum państwowego,
h) doradzanie pracownikom w zakresie właściwego, zgodnego z prawem, prowadzenia dokumentacji, jej przechowywania oraz przekazywania dokumentacji do archiwum zakładowego,
36) ustalanie limitu punktów sprzedaży oraz szczegółowych zasad wydawania i cofania zezwoleń na prowadzenie sprzedaży napojów alkoholowych przeznaczonych do
spożycia na miejscu lub poza miejscem sprzedaży oraz kontrola przestrzegania zasad obrotu tymi napojami, wydawanie i cofanie tych zezwoleń.
Referat Księgowości przy załatwianiu spraw używa symbolu Fn.
2. Referat Infrastruktury Technicznej i Inwestycji (ITI) – zadaniem referatu jest prowadzenie spraw bieżących i inwestycyjnych w celu zaspokajanie zbiorowych potrzeb mieszkańców w zakresie zaopatrzenia w wodę, odprowadzania ścieków, prowadzenie gospodarki komunalnej i mieszkaniowej oraz spraw dotyczących dróg gminnych, cmentarzy komunalnych i pożarnictwa.
Działania te w szczególności obejmują:
1) w zakresie zaopatrzenia w wodę i odprowadzania ścieków:
a) zaopatrzenie w wodę gospodarstw domowych i innych niż gospodarstwa domowe odbiorców usług,
b) przygotowywanie umów na dostarczenie wody,
c) obsługa kontenerowej pompowni wody,
d) dokonywanie odczytów wodomierzy i przekazywanie ich do referatu księgowości zgodnie z ustaloną procedurą,
e) odbiór i oczyszczanie ścieków,
f) prowadzenie kontroli jakości oczyszczonych ścieków,
g) eksploatacja, konserwacja i prowadzenie remontów istniejącej sieci wodociągowej, sieci kanalizacji sanitarnej i oczyszczalni ścieków,
h) prowadzenie i aktualizacja dokumentacji technicznej sieci wodociągowej i kanalizacyjnej,
i) wydawanie uzgodnień w zakresie przyłączy do sieci,
j) ustalanie opłat w zakresie dostaw wody i odprowadzania ścieków.
2) w zakresie zamówień publicznych i inwestycji:
a) przygotowywanie dokumentacji i prowadzenie zadań inwestycyjnych oraz w zakresie robót remontowych i prac modernizacyjnych dla zadań własnych gminy,
b) organizowanie i przeprowadzanie zamówień publicznych dla zadań określonych w pkt a,
c) składanie wymaganych przepisami prawa sprawozdań/informacji w zakresie zamówień publicznych do właściwych organów administracji publicznej,
d) przygotowywanie informacji o planowanych zamówieniach publicznych w danym roku budżetowym,
e) przygotowywanie projektu regulaminu udzielania zamówień publicznych oraz projektu regulaminu pracy komisji przetargowej, monitorowanie ich aktualności oraz zgłaszanie propozycji aktualizacji,
f) współpraca ze stanowiskiem ds. obsługi rady gminy i przygotowywania wniosków unijnych w celu pozyskiwania środków finansowych na w/w zadania ze źródeł zewnętrznych.
3) w zakresie gospodarowania i administrowania mieniem komunalnym:
a) gospodarowanie i zarządzanie komunalnymi zasobami gminy,
b) administrowanie, gospodarowanie i zarządzanie gminnym zasobem lokalowym oraz nieruchomościami budynkowymi, innymi obiektami i urządzeniami,
c) zarządzanie nieruchomościami wspólnymi,
d) egzekucja w sprawach lokalowych i usuwanie skutków samowoli lokalowej,
e) ustalanie stawek czynszów i opłat za lokale i nieruchomości budynkowe,
f) utrzymanie i zarządzanie cmentarzami komunalnymi.
4) w zakresie zarządzania drogami gminnymi:
a) budowa, przebudowa, modernizacja i remonty dróg oraz obiektów inżynierskich w pasie drogowym,
b) bieżące utrzymanie dróg, obiektów inżynierskich oraz zieleni w pasie drogowym,
c) prowadzenie spraw związanych z zajęciem pasa drogowego, wydawanie zezwoleń na zajęcie pasa drogowego i budowę zjazdów, naliczanie opłat i kar,
d) prowadzenie zadań z zakresu ochrony dróg i przeciwdziałanie ich niszczeniu przez ich użytkowników,
e) realizacja zadań w zakresie inżynierii ruchu, w tym oznakowania, wprowadzanie ograniczeń lub zamykanie dróg i drogowych obiektów inżynierskich,
f) koordynacja robót w pasie drogowym,
g) prowadzenie ewidencji dróg i ich oznakowania, ewidencji obiektów mostowych, tuneli, przepustów,
h) przeprowadzanie okresowych kontroli stanu dróg i drogowych obiektów inżynierskich,
i) wykonywanie robót interwencyjnych, robót utrzymaniowych i zabezpieczających,
j) dokonywanie okresowych pomiarów ruchu drogowego,
k) współpraca i realizacja działań w porozumieniu z innymi zarządcami dróg.
5) w zakresie realizacja zadań z ustawy o swobodzie działalności gospodarczej:
a) przyjmowanie i przekształcanie wniosków o wpis do CEIDG na formę dokumentu elektronicznego,
b) prowadzenie archiwum ewidencji działalności gospodarczej,
c) współpraca z Krajowym Rejestrem Sądowym,
d) udostępnianie danych z ewidencji,
6) ponadto do zadań referatu należy:
a) zarządzanie bazą materiałowo-sprzętową,
b) zapewnienie należytego stanu technicznego samochodów, ciągników, przyczep i innego sprzętu oraz dbanie o ich właściwe wykorzystanie i zabezpieczenie,
w tym kontrolowanie i rozliczanie paliwa,
c) prowadzenie spraw w zakresie przeciwpożarowym i ratowniczo gaśniczych,
d) prowadzenie spraw związanych z lokalnym transportem publicznym.
Referat Infrastruktury Technicznej i Inwestycji przy załatwianiu spraw używa symbolu – ITI
3. Referat Gospodarki Gruntami, Ochrony Środowiska i Rolnictwa realizuje zadania z zakresu gospodarowania mieniem komunalnym, geodezji i gospodarki nieruchomościami,, ochrony środowiska, ochrony przyrody, ochrony zwierząt, łowiectwa, leśnictwa i gospodarki wodnej.
Działania te w szczególności obejmują:
1) w zakresie ochrony przyrody, ochrony środowiska, gospodarki wodnej i rolnictwa:
a) wydawanie zezwoleń na usuwanie drzew lub krzewów z terenu gminy, wymierzanie administracyjnych kar pieniężnych za zniszczenie drzew lub krzewów,
b) opiniowanie: projektów planu ochrony, parku krajobrazowego, obszarów Natury 2000, lasów i innych,
c) ustanawianie i znoszenie form ochrony przyrody,
d) sprawowanie kontroli nad przestrzeganiem przepisów o ochronie przyrody w trakcie gospodarczego wykorzystania zasobów i poszczególnych składników przyrody przez osoby prawne i fizyczne,
e) urządzanie i utrzymywanie terenów zieleni, zadrzewień, zakrzewień oraz parków na terenie Gminy,
f) wykonywanie zadań ochrony ziemi, powietrza, wody,
g) opiniowanie: koncesji na poszukiwanie, rozpoznawanie i wydobycie kopalin, projektów prac geologicznych, planu ruchu zakładu górniczego, planu ruchu likwidowanego zakładu górniczego,
h) koordynowanie czynności w zakresie obowiązku utrzymania szczegółowych urządzeń melioracji wodnych,
i) zapewnienie opieki bezdomnym zwierzętom oraz ich wyłapywanie,
j) współdziałanie z organizacjami społecznymi w zakresie ochrony zwierząt,
2) w zakresie geodezji i gospodarki gruntami:
a) wydawanie decyzji w sprawie podziału nieruchomości zgodnie z planem zagospodarowania przestrzennego,
b) prowadzenie spraw dotyczących przekształcenia prawa użytkowania wieczystego w prawo własności dla gruntów stanowiących własność gminy,
c) wykonywanie czynności związanych z przeprowadzaniem postępowania w sprawie scalania i wymiany gruntów,
3) w zakresie gospodarki mieniem komunalnym gminy:
a) zarządzanie zasobami gruntów komunalnych, a w szczególności zbywanie, oddawanie w użytkowanie, dzierżawę, najem, użyczenie, trwały zarząd,
b) wygaśnięcie użytkowania zarządu nieruchomością,
c) rozwiązywanie umów o użytkowanie wieczyste,
d) ustalanie wartości, ceny i opłat za korzystanie z mienia gminnego,
e) organizowaniu przetargów na zbywanie własności, prawa użytkowania wieczystego nieruchomości stanowiących własność gminy,
f) sprzedaż nieruchomości z zasobu komunalnego,
g) nabywanie nieruchomości niezbędnych do realizacji zadań gminy,
h) współdziałanie z organami ewidencji gruntów i budynków.
i) wykonywanie innych zadań zleconych przez Wójta,
j) sporządzanie informacji o stanie mienia Gminy
Referat Gospodarki Gruntami, Ochrony Środowiska i Rolnictwa przy załatwianiu spraw używa symbolu RGOŚ.
4. Referat Oświaty, Kultury, Sportu i Turystyki – zadaniem referatu jest realizacja zadań związanych z funkcjonowaniem oświaty, kultury, sportu, turystyki oraz promocji.
1. w zakresie oświaty
Podejmowane działania w szczególności polegają na:
a) zakładanie, przekształcanie i likwidowanie jednostek oświatowych,
b) kształtowanie sieci przedszkoli, szkół podstawowych i gimnazjów,
c) zatwierdzanie arkuszy organizacyjnych przedszkoli, szkół podstawowych i gimnazjów,
d) prowadzenie ewidencji szkół i placówek niepublicznych,
e) opiniowanie projektów organizacyjnych szkół i placówek oraz przedkładanie ich Wójtowi do zatwierdzenia,
f) koordynacja i zapewnienie bezpłatnego transportu dzieci do i ze szkoły,
g) powierzanie stanowisk, zatrudnianie i odwoływanie stanowisk kierowniczych w oświacie gminnej,
h) rozpatrywanie wniosków i przygotowywanie decyzji w sprawie przyznania dofinansowania pracodawcom kosztów kształcenia młodocianych pracowników,
i) kontrola spełniania obowiązku nauki przez młodzież od 16-18 roku życia,
j) statystyka oświatowa – system informacji oświatowej ( prowadzenie bazy danych oświatowych obejmującej zbiory danych publicznych baz oświatowych,
k) opracowywanie projektu regulaminu dodatków i innych składników wynagrodzenia nauczycieli oraz warunków ich obliczania i wypłacania,
l) przyjmowanie wniosków, opracowywanie projektów decyzji przyznających lub odmawiających stypendiów szkolnych, sporządzanie list wypłat,
m) prowadzenie spraw związanych z awansem zawodowym nauczycieli,
n) uczestnictwo w pracach komisji kwalifikacyjnej dla dyrektora ubiegającego się o stopień zawodowy nauczyciela dyplomowanego,
o) prowadzenie spraw związanych z oceną pracy dyrektorów placówek oświatowych,
p) prowadzenie spraw związanych z działalnością bibliotek (tworzenie, łączenie, przekształcanie i znoszenie), nadawanie im statutów oraz zapewnienie właściwych warunków działania,
r) wykonywanie innych zadań zleconych przez Wójta,
2. w zakresie kultury, sportu i turystyki oraz promocji
Podejmowane działania w szczególności polegają na pozyskaniu i przygotowaniu mieszkańców do aktywnego uczestnictwa w kulturze oraz współtworzenie jej wartości, a w szczególności:
a) organizowanie czasu wolnego oraz rozbudzanie wśród społeczności lokalnej potrzeby kulturalnego spędzania czasu wolnego,
b) tworzenie wartości kulturalnych,
c) kształtowanie wzorów i nawyków aktywnego uczestnictwa w kulturze,
d) edukacja kulturalna,
e) wychowanie przez sztukę,
f) promowanie i propagowanie wartościowych zjawisk kulturalnych gminy w zakresie amatorskiej twórczości artystycznej,
g) rozwój zainteresowań poprzez indywidualizację form aktywności,
h) działalności informacyjnej i edukacyjnej w zakresie przeciwdziałania patologii, a w szczególności nikotynizmowi, alkoholizmowi i narkomanii,
i) organizowanie zabaw i zajęć sportowych,
j) tworzenie warunków prawno-organizacyjnych i ekonomicznych dla rozwoju sportu i kultury fizycznej w gminie, a zwłaszcza wśród dzieci i młodzieży szkolnej,
k) programowanie i planowanie rozwoju bazy sportowej w gminie, ustalanie kierunków rozwoju turystyki z uwzględnieniem współdziałania w planowaniu przestrzennym infrastruktury turystycznej,
l) promocja walorów turystycznych gminy,
m) przygotowywanie materiałów informacyjnych niezbędnych do wydawania opracowań o gminie,
n) udzielanie pomocy przy podejmowaniu przez członków lokalnej społeczności samodzielnej działalności związanej z turystyka wiejską,
o) podejmowanie i aktywizacja działań mających na celu wykorzystanie przez społeczność lokalną ukrytych atrakcji turystycznych gminy,
p) współpraca partnerska z innymi gminami,
q) koordynacja działań w zakresie współpracy z podmiotami pożytku publicznego,
r) prowadzenie rejestru instytucji kultury,
s) współpraca z referatem księgowości z zakresie realizacji zadań i przedsięwzięć zaplanowanych przez rady sołeckie w ramach funduszu sołeckiego,
t) wykonywanie innych zadań zleconych przez Wójta.
Referat Oświaty, Kultury, Sportu i Turystyki przy załatwianiu spraw używa symbolu OSK.
3.Referat Spraw Obywatelskich realizuje zadania:
1) rejestracja urodzeń, małżeństw oraz zgonów i innych zdarzeń mających wpływ na stan cywilny osób,
2) sporządzanie aktów stanu cywilnego i prowadzenie ksiąg stanu cywilnego,
3) przyjmowanie oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński oraz innych oświadczeń zgodnie z przepisami kodeksu rodzinnego i opiekuńczego,
4) wykonywanie zadań wynikających z Konkordatu
5) wydawanie decyzji o:
a) wpisaniu do ksiąg stanu cywilnego aktu stanu cywilnego sporządzonego za granicą,
b) uzgodnieniu treści aktu stanu cywilnego,
c) skrócenie terminu wyczekiwania do zawarcia małżeństwa,
d) odtworzenie treści aktu stanu cywilnego,
e) sprostowanie oczywistego błędu pisarskiego,
6) sporządzanie wniosków o nadanie medali za długoletnie pożycie małżeńskie,
7) organizowanie jubileuszy długoletniego pożycia małżeńskiego,
8) prowadzenie ewidencji ludności,
9) prowadzenie spraw z zakresu realizacji obowiązku meldunkowego,
10) wydawanie dokumentów stwierdzających tożsamość i prowadzenie postępowań z tym związanych,
11) prowadzenie postępowania administracyjnego w sprawach zameldowania i wymeldowania na pobyt stały, współpraca z organami policji w zakresie nadzoru nad przestrzeganiem dyscypliny meldunkowej,
12) prowadzenie postępowań z zakresu prawa cywilnego i karnego polegających na:
a) ustanowieniu pełnomocników w zakresie roszczeń alimentacyjnych i o przysposobienie,
b) przyjmowaniu pism sądowych i wywieszanie ogłoszeń o ustanowieniu kuratora,
c) przyjmowanie obwieszczeń sądowych,
13) współpraca z systemem PESEL,
14) prowadzenie stałego rejestru wyborców oraz sporządzanie spisów w związku z kampaniami wyborczymi i referendum w zakresie ustalonym w odrębnych przepisach,
15) wykonywanie innych zadań zleconych przez Wójta.
Referat Spraw Obywatelskich przy załatwianiu spraw używa symbolu SO.
§ 22
Do kompetencji i zadań poszczególnych samodzielnych stanowisk pracy należy:
1.Stanowisko pracy ds. ogólno-organizacyjnych, zarządzania kryzysowego i spraw obronnych realizuje zadania:
1) obsługa sekretariatu kierownictwa urzędu oraz sprawy kancelaryjno-techniczne związane z obsługą interesantów i pracowników urzędu,
2) prowadzenie ewidencji korespondencji, czuwanie nad sprawnym obiegiem dokumentów i korespondencji urzędu,
3) nadzór nad przechowywaniem pieczęci urzędowych,
4) obsługa centrali telefonicznej, faksu, kserokopiarki,
5) prowadzenie rejestru podań, delegacji i zwolnień lekarskich,
6) prenumerata czasopism,
7) nadzór nad pracownikami utrzymującymi czystość w Urzędzie w tym zaopatrzenie w niezbędny sprzęt i środki czystości,
8) udział w organizacji i przeprowadzaniu kwalifikacji wojskowej,
9) prowadzenie spraw wojskowych w zakresie zadań zleconych gminie wynikających z powszechnego obowiązku obrony, wydawanie decyzji, akcja kurierska,
10) opracowywanie i realizacja planów obrony cywilnej,
11) nadzorowanie przygotowania i zapewnienie działania elementów systemu powszechnego ostrzegania i alarmowania,
12) realizacja przedsięwzięć związanych z udziałem sił i środków OC w akcjach zapobiegania i likwidacji skutków klęsk żywiołowych,
13) stała współpraca z Powiatowym Centrum Zarządzania Kryzysowego, centrami gmin sąsiednich, służbami dyżurnymi Państwowej Straży Pożarnej i Policji,
14) opracowanie Gminnego Planu Zarządzania Kryzysowego oraz procedur postepowania na wypadek wystąpienia zdarzeń losowych,
15) przygotowywanie i organizowanie ewakuacji ludności na wypadek powstania masowego zagrożenia dla życia i zdrowia na znacznym obszarze,
16) organizowanie i prowadzenie szkoleń obronnych,
17) prowadzenie magazynu sprzętu OC oraz dokumentacji z tym związanej,
18) wykonywanie innych zadań zleconych przez Wójta
Stanowisko przy załatwianiu spraw używa symbolu ORG
2. Stanowisko ds. zagospodarowania przestrzennego, budownictwa i koordynacji projektów o dotacje unijne realizuje zadania:
1) prowadzenie i koordynacja prac związanych z opracowaniem i realizacja planów miejscowych zagospodarowania przestrzennego w myśl obowiązujących przepisów:
a. zbieranie wniosków w sprawach zmian przeznaczenia gruntów,
b. kompletowanie dokumentów i zaświadczeń stron,
c. zlecenie wykonania opracowań w ramach zamówień publicznych,
d. podawanie do publicznej wiadomości,
e. zbieranie protestów i zarzutów, przedstawianie projektów uchwał w tym zakresie pod obrady Rady Gminy,
2) koordynacja i obsługa działań związanych z opiniowaniem i uzgadnianiem dokumentów planistycznych,
3) koordynacja i obsługa działań związanych z wprowadzeniem zadań rządowych do miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego,
4) realizacja zadań wynikających ze studium uwarunkowań oraz w planie zagospodarowania przestrzennego,
5) wydawanie decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu,
6) wydawanie zaświadczeń o oznaczeniu danego terenu w studium uwarunkowań oraz planie zagospodarowania przestrzennego,
7) prowadzenie spraw związanych z ustalaniem warunków zabudowy i zagospodarowania przestrzennego terenu oraz spraw związanych z ustaleniem lokalizacji inwestycji celu publicznego,
8) opiniowanie wstępnych projektów podziałów geodezyjnych nieruchomości,
9) prowadzenie rejestru zabytków znajdujących się na terenie gminy, współdziałanie z konserwatorem zabytków oraz wykonywanie innych określonych w przepisach prawa zadań z zakresu ochrony dóbr kultury należących do kompetencji gminy,
10) nadawanie numeracji nieruchomości,
11) wyszukiwanie źródeł pozyskiwania środków z funduszy europejskich i innych funduszy na realizację zadań własnych gminy,
12) pomoc przy przygotowywaniu materiałów, informacji i wniosków niezbędnych do uzyskania środków pomocowych z funduszy unijnych i innych funduszy pomocowych,
13) koordynacja działań związanych z prawidłowym rozliczaniem dotacji i środków pozyskanych z funduszy unijnych zgodnie z wymaganą procedurą.
14) wykonywanie zadań pełnomocnika ochrony informacji niejawnych.
Stanowisko przy załatwianiu spraw używa symbolu PB.
3. Stanowisko ds. obsługi rady gminy i przygotowywania wniosków unijnych realizuje następujące zadania:
1) podejmowanie i wykonywanie czynności organizacyjno-technicznych związanych z przeprowadzaniem sesji, zebrań, posiedzeń i spotkań rady, jej komisji i wójta,
2) przygotowywanie we współpracy z właściwymi merytorycznie komórkami materiałów dotyczących projektów uchwał oraz innych materiałów na posiedzenia
i obrady,
3) prowadzenie ewidencji uchwał rady gminy oraz nadzór nad ich realizacją,
4) prowadzenie rejestru wniosków, zapytań i interpelacji składanych przez radnych,
5) kompletowanie dokumentacji z prac Rady i komisji,
6) sporządzanie protokołów z obrad sesji i posiedzeń komisji oraz ich publikacja w BIP,
7) przekazywanie interpelacji, wniosków i opinii odpowiednim organom do załatwienia oraz czuwanie nad ich realizacją,
8) publikacja prawa miejscowego, obwieszczeni oraz wszelkich informacji o charakterze publicznym na terenie gminy,
9) współdziałanie i współpraca z organami samorządu jednostek pomocniczych gminy sołectwami oraz organizacja wyborów organów sołectw,
10) organizowanie szkoleń radnych,
11) realizacja zadań związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem wyborów ławników sądowych,
12) przygotowywanie części merytorycznej wniosków o dofinansowanie zadań ze źródeł pozabudżetowych
13) wykonywanie innych zadań zleconych przez Wójta.
Stanowisko przy załatwianiu spraw używa symbolu RG
4.Stanowisko ds. gospodarki odpadami i ochrony środowiska realizuje następujące zadania:
a) prowadzenie spraw związanych z wdrażaniem i funkcjonowaniem systemu odbierania odpadów komunalnych na terenie gminy,
b) obsługa systemu informatycznego obsługującego system odbioru odpadów komunalnych,
c) utworzenie i stała aktualizacja bazy danych rejestru gminnego wszystkich właścicieli nieruchomości zamieszkałych i niezamieszkałych objętych systemem gospodarki odpadami komunalnymi,
d) opracowywanie projektów uchwał i aktów prawa miejscowego wymaganych ustawą o utrzymaniu czystości i porządku w gminach i stała ich weryfikacja,
e) współudział w przygotowywaniu i prowadzeniu postępowań o udzielenie zamówień publicznych na odbiór i zagospodarowanie odpadów komunalnych,
f) przygotowanie oraz przedkładanie odpowiednim organom przewidzianych prawem sprawozdań i informacji dot. gospodarowania odpadami komunalnymi,
g) kontrolowanie realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa dotyczących funkcjonowania systemu odbierania odpadów komunalnych oraz regulaminu utrzymania czystości i porządku na terenie gminy,
h) współpraca z organami administracji publicznej, organami ochrony środowiska oraz innymi w zakresie gospodarowania odpadami komunalnymi,
i) planowanie i inicjowanie działań służących ochronie środowiska w zakresie gospodarki odpadami komunalnymi,
j) realizacja innych zadań i działań wynikających z przepisów prawa lub doraźnej potrzeby związanej z funkcjonowaniem systemu odbioru i zagospodarowania odpadów komunalnych,
k) przygotowywanie decyzji i postanowień administracyjnych z zakresu gospodarowania odpadami komunalnymi,
l) przygotowywanie corocznej analizy stanu gospodarki odpadami komunalnymi na terenie gminy,
m) prowadzenie kampanii informacyjnej dotyczącej gospodarki odpadami komunalnymi,
n) wykonywanie zadań ochrony przed hałasem, ziemi, powietrza, wody,
o) naliczanie opłat za korzystanie ze środowiska,
p) prowadzenie i organizowanie prze4dsięwzięć proekologicznych ( współpraca ze szkołami, organizacjami, itp.),
q) realizacja zadań wynikających z Planu Gospodarki Niskoemisyjnej,
r) realizacja zadań wynikających z Programu Oczyszczania Kraju z azbestu na lata 2009-2032,
s) współdziałanie i realizacja zadań gminy wynikających z zapisów ustawy o utrzymaniu czystości i porządku w gminach, a w szczególności:
• prowadzenie ewidencji zbiorników bezodpływowych na ścieki oraz współudział w zakresie kontroli częstotliwości opróżniania zbiorników,
• prowadzenie ewidencji przydomowych oczyszczalni ścieków oraz współudział w zakresie kontroli częstotliwości i sposobu pozbywania się komunalnych osadów ściekowych.
Stanowisko przy załatwianiu spraw używa symbolu GO
4. Radca prawny
Do zadań radcy prawnego należy wykonywanie obsługi prawnej urzędu.
Stanowisko przy załatwianiu spraw używa symbolu RP.
5. Informatyk
Do zadań informatyka należy:
1) opieka serwisowa sprzętu komputerowego oraz oprogramowani,
2) opieka serwisu internetowego www.bip.marciszow.pl oraz www.marciszow.pl,
3) przeprowadzanie przeglądu sprzętu i oprogramowania,
4) rozbudowa systemów informatycznych,
5) konserwacja sprzętu komputerowego, sieci komputerowej oraz urządzeń, peryferyjnych oraz ich diagnostyka.
Stanowisko przy załatwianiu spraw używa symbolu INF.
§ 23
- Szczegółowe zakresy obowiązków na poszczególnych stanowiskach pracy w referatach ustala sekretarz na podstawie propozycji kierowników referatów.
- Na samodzielnych stanowiskach pracy zakresy obowiązków ustala sekretarz.
- Zakresy obowiązków zatwierdza wójt.
ROZDZIAŁ VI
ZASADY I TRYB FUNKCJONOWANIA URZĘDU
§ 24
Urząd działa w oparciu o następujące zasady:
1) praworządności,
2) racjonalnego gospodarowania mieniem publicznym,
3) jednoosobowego kierownictwa,
4) kontroli wewnętrznej,
5) podziału zadań pomiędzy poszczególne komórki oraz wzajemnego współdziałania.
§ 25
Pracownicy są odpowiedzialni przed wójtem za wykonywanie zadań określonych dla poszczególnych stanowisk, a w szczególności za:
1) zgodność z prawem opracowywanych projektów decyzji,
2) przygotowywanie projektów zarządzeń, uchwał pod obrady rady,
3) właściwe przyjmowanie i załatwianie interesantów,
4) terminowe i właściwe załatwianie spraw,
5) dokładną znajomość przepisów prawnych w zakresie obowiązującym na danym stanowisku pracy.
§ 26
Gospodarowanie środkami rzeczowymi odbywa się w sposób racjonalny, celowy i oszczędny z uwzględnieniem zasady szczególnej staranności w zarządzaniu mieniem komunalnym. Zakupy inwestycyjne dokonywane są po wyborze najkorzystniejszej oferty, zgodnie z przepisami dotyczącymi zamówień publicznych.
§ 27
Jednoosobowe kierownictwo zasadza się na jednolitości poleceniodawstwa i służbowego podporządkowania, podziału czynności na poszczególnych pracowników oraz ich indywidualnej odpowiedzialności za wykonanie powierzonych zadań.
§ 28
W Urzędzie działa kontrola wewnętrzna, której celem jest zapewnienie prawidłowości wykonywania zadań Urzędu przez poszczególne komórki organizacyjne oraz poszczególnych pracowników. Szczegółowe zasady kontroli wewnętrznej w Urzędzie określa rozdział IX niniejszego regulaminu
ROZDZIAŁ VII
ZASADY PODPISYWANIA PISM ORAZ ZAKRES UPOWAŻNIEŃ UDZIELONYCH PRACOWNIKOM DO ZAŁATWIANIA SPRAW
§ 29
Pisma i decyzje wychodzące z urzędu podpisuje wójt lub pracownik przez niego upoważniony.
§ 30
Wójt podpisuje:
1) zarządzenia i regulaminy,
2) pisma związane z reprezentowaniem gminy na zewnątrz,
3) pisma zawierające oświadczenia woli w zakresie zarządu mieniem gminy,
4) odpowiedzi na skargi i wnioski dotyczące kierowników referatów,
5) decyzje z zakresu administracji publicznej, do których wydawania w jego imieniu nie upoważnił pracowników urzędu,
6) pełnomocnictwa i upoważnienia do działania w jego imieniu, w tym pisma wyznaczające osoby uprawnione do podejmowania czynności z zakresu prawa pracy wobec pracowników urzędu,
7) pisma zawierające oświadczenia woli urzędu, jako pracodawcy,
8) pełnomocnictwa do reprezentowania gminy przed sądami i organami administracji publicznej,
9) odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych,
10) pisma zawierające odpowiedzi na postulaty mieszkańców, zgłaszane za pośrednictwem radnych,
11) inne pisma, jeżeli ich podpisywanie wójt zastrzegł dla siebie.
§ 31
Zastępca wójta, sekretarz i skarbnik podpisują pisma pozostające w zakresie ich zadań, niezastrzeżone do podpisu wójta.
§ 32
1. Kierownicy referatów podpisują:
1) pisma związane z zakresem działania referatów, niezastrzeżone do podpisu wójta,
2) decyzje administracyjne oraz pisma w sprawach, do załatwienia, których zostali upoważnieni przez wójta.
2. Samodzielne stanowiska pracy podpisują decyzje administracyjne oraz pisma w sprawach, do załatwienia, których zostali upoważnieni przez wójta.
ROZDZIAŁ VIII
ZASADY OPRACOWYWANIA I WYDAWANIA AKTÓW PRAWNYCH WÓJTA
§ 33
Wójt wydaje:
1) zarządzenia wewnętrzne – wydawane na podstawie szczegółowych delegacji zawartych w aktach prawnych,
2) zarządzenia porządkowe – przepisy porządkowe wydawane na podstawie art. 41 ust. 2 ustawy o samorządzie gminnym,
3) obwieszczenia, – jeżeli przepis szczególny tak stanowi,
4) pisma okólne – o charakterze instrukcyjnym, regulujące tok pracy Urzędu,
5) decyzje i postanowienia – w rozumieniu przepisów kodeksu postępowania administracyjnego.
§ 34
- Projekty aktów prawnych winny być przygotowane zgodnie z powszechnie stosowanymi zasadami techniki prawodawczej.
- Redakcja projektów winna być jasna, zwięzła i poprawna pod względem językowym i powszechnie zrozumiała.
§ 35
Akt prawny składa się z tytułu, treści i terminu realizacji.
1. Tytuł aktu prawnego zawiera następujące części:
1) oznaczenie rodzaju aktu ( zarządzenie, decyzja),
2) numer aktu,
3) oznaczenie organu podejmującego akt,
4) datę aktu ( dzień, miesiąc, rok)
2. W treści aktu należy:
1) określić podstawę prawną z powołaniem na konkretne przepisy upoważniające organ do określonego działania i dokładnie wskazać źródło publikacji,
2) postanowienia aktu ująć w paragrafy, ustępy, punkty, litery,
3) określić podmioty odpowiedzialne za wykonanie lub nadzorujące realizację aktu,
4) określić sposób wejścia w życie aktu, w tym i miejsce jego ogłoszenia,
5) podać akty, które tracą moc.
3. Akty prawne mogą zawierać termin ich realizacji.
4. W uzasadnieniu aktu należy precyzyjnie określić powody podjęcia aktu prawnego.
§ 36
1. Projekty aktów prawnych przygotowują właściwe pod względem merytorycznym komórki organizacyjne i jednostki organizacyjne.
2. Projekty uzgodnione z bezpośrednim przełożonym przekazuje się radcy prawnemu celem zaopiniowania pod względem prawnym.
3. Akty prawne po ich podpisaniu podlegają ewidencji w rejestrach.
§ 37
1. Do decyzji i postanowień Wójta wydanych na podstawie przepisów kodeksu postępowania administracyjnego stosuje się uregulowania zawarte w kodeksie postępowania administracyjnego.
2. Decyzje i postanowienia wydane na podstawie przepisów kodeksu postępowania administracyjnego przechowywane są i rejestrowane w poszczególnych komórkach.
3. W szczególnie skomplikowanych przypadkach dotyczących wydania decyzji lub postanowień Wójta należy przed ich podjęciem zwrócić się o opinię do radcy prawnego.
ROZDZIAŁ IX
ORGANIZACJA KONTROLI ZARZĄDCZEJ
§ 38
Przepisy niniejszego rozdziału oraz przyjęte Procedury kontroli zarządczej określają organizację, zasady oraz tryb przeprowadzania kontroli zarządczej w Urzędzie Gminy Marciszów
§ 39
Kontrolę zarządczą stanowi ogół podejmowanych działań dla zapewnienia realizacji celów
i zadań Gminy w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy.
§ 40
Celem kontroli jest ustalenie stanu faktycznego, badanie zgodności podejmowanych rozstrzygnięć z aktami normatywnymi, ustalanie przyczyn i skutków ewentualnych nieprawidłowości, ustalanie osób odpowiedzialnych za stwierdzone nieprawidłowości
i przeciwdziałanie im w przyszłości.
§ 41
W Urzędzie przeprowadza się następujące rodzaje kontroli:
1. kompleksowe – obejmujące całość lub obszerną część działania poszczególnych referatów, samodzielnych stanowisk lub jednostek organizacyjnych,
2. problemowe – obejmujące wybrane zagadnienia lub z zakresu działania kontrolowanego referatu, stanowiska lub jednostki organizacyjnej, stanowiące niewielki fragment jego działalności,
3. wstępne – obejmujące kontrole zamierzonych dyspozycji i czynności przed ich dokonaniem oraz stopnia ich przygotowania, mające na celu zapobieganie niepożądanym lub nielegalnym działaniom,
4. bieżące – obejmujące badanie czynności i wszelkich operacji gospodarczych i finansowych w toku ich wykonywania w celu stwierdzenia, czy wykonywanie to przebiega prawidłowo i zgodnie z ustalonymi wzorcami. W czasie kontroli bieżącej bada się również rzeczywisty stan rzeczowy i pieniężny składnik majątkowy oraz prawidłowość ich zabezpieczenia przed kradzieżą, zniszczeniem i innymi szkodami,
5. sprawdzającą ( następną) – mającą miejsce po dokonaniu określonych czynności
w szczególności mająca na celu ustalenie, czy wyniki poprzednich kontroli zostały uwzględnione w toku postępowania kontrolowanej komórki lub stanowisk
§ 42
1. Postępowanie kontrolne przeprowadza się w sposób umożliwiający bezstronne i rzetelne ustalenie stanu faktycznego w zakresie działalności komórki lub jednostki organizacyjnej, rzetelne jego udokumentowania i ocenę działalności.
2. Stan faktyczny ustala się na podstawie dowodów zebranych w toku postępowania kontrolnego.
3. Jako dowód może być wykorzystane wszystko, co nie jest sprzeczne z prawem. Jako dowody mogą być wykorzystane w szczególności: dokumenty, wyniki oględzin, zeznania świadków, opinie biegłych oraz pisemne wyjaśnienia i oświadczenia kontrolowanych.
§ 43
Kontroli wewnętrznej dokonują:
1. Wójt lub osoba działająca na podstawie pełnomocnictwa udzielonego przez Wójta,
2. Kierownicy referatów w odniesieniu do podporządkowanych im pracowników w zakresie rzetelności prowadzenia spraw służbowych, terminowości i jakości realizacji poszczególnych zadań, a także dbałości o podnoszenie poziomu efektywności pracy,
3. Skarbnik – w odniesieniu do komórek organizacyjnych w zakresie gospodarki środkami budżetowymi.
§ 44
Kontrolę zewnętrzną wykonują w zakresie przyznanych upoważnień przez Wójta:
1. Skarbnik gminy
1) w odniesieniu do jednostek organizacyjnych w zakresie gospodarki finansowej,
2) w odniesieniu do podmiotów otrzymujących z budżetu gminy dotację na realizację zadań gminnych,
2. Upoważnione osoby w sprawach działalności jednostek organizacyjnych.
§ 45
Wszystkie osoby zatrudnione na stanowiskach kierowniczych komórek organizacyjnych zobowiązane są w ramach powierzonych im zadań do sprawowania funkcji kierowania, nadzoru i kontroli w stosunku do podległych im pracowników.
§ 46
Każdy pracownik kontrolowanej komórki bądź jednostki organizacyjnej obowiązany jest na żądanie kontrolującego udzielić wyjaśnień ustnych lub pisemnych w sprawach dotyczących przedmiotu kontroli w wyznaczonym przez kontrolującego terminie.
§ 47
W przypadku ujawnienia podczas kontroli nieprawidłowości osoba kontrolująca zobowiązana jest przedsięwziąć środki zmierzające do usunięcia wykrytych nieprawidłowości lub gdy nie leży to w jej kompetencjach zawiadomić o faktach bezpośredniego przełożonego osoby kontrolowanej
§ 48
W razie stwierdzenia w toku kontroli okoliczności grożących niebezpieczeństwem dla zdrowia lub życia ludzkiego, a także grożących stratami materialnymi spowodowanymi niegospodarnością, niedbalstwem czy marnotrawstwem, kontrolujący występuje z wnioskiem do kierownika kontrolowanej komórki lub jednostki organizacyjnej o podjęcie natychmiastowych środków przeciwdziałających zagrożeniom.
§ 49
Z przeprowadzonej kontroli sporządza się protokół, który powinien być napisany w sposób zwięzły i przejrzysty oraz zawierać fakty związane z kontrolą o negatywnej wymowie lub fakty pozytywne, godne upowszechnienia.
§ 50
Protokół powinien zawierać:
* adnotację, że służy tylko do użytku służbowego,
* nazwę kontrolowanej komórki bądź jednostki organizacyjnej,
* imię, nazwisko i stanowisko kontrolującego,
* datę rozpoczęcia i zakończenia kontroli,
* imię, nazwisko kierownika kontrolowanej komórki bądź jednostki i objęcia przez niego stanowiska,
* określenie przedmiotu kontroli i okresu objętego kontrolą,
* ustalenie stanu faktycznego,
* wyszczególnienie załączników do protokołu,
* wzmiankę o poinformowaniu o prawie zgłoszenia zastrzeżeń do faktów ujętych w protokole i złożenia wyjaśnień,
* dane o liczbie egzemplarzy sporządzonego protokołu,
* datę i miejsce podpisania protokołu.
§ 51
Kontrolowanemu przysługuje prawo zgłoszenia przed podpisaniem protokołu umotywowanych zastrzeżeń do konkretnych faktów ujętych w protokole, jeśli uzna, że nie są one zgodne z prawdą materialną. Kontrolujący zobowiązany jest je zbadać niezwłocznie.
§ 52
1. Kierownik kontrolowanej komórki lub jednostki organizacyjnej oraz osoba bezpośrednio kontrolowana może w uzgodnionym terminie, nie dłuższym niż 7 dni, złożyć bezpośrednio kontrolującemu lub w sekretariacie Urzędu wyjaśnienia dotyczące stwierdzonych w protokole nieprawidłowości z uwzględnieniem działań prowadzących do ich usunięcia.
2. Kontrolujący po zapoznaniu się z wyjaśnieniami kontrolowanego sporządza w terminie 7 dni wyniki pokontrolne.
3. W przypadku nie złożenia przez kontrolowanego wyjaśnień w terminie określonym w ust. 2 kontrolujący sporządza wyniki pokontrolne najpóźniej w terminie 10 dni od podpisania protokołu.
4. Wyniki pokontrolne powinny zawierać: wnioski, propozycje sposobu usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości oraz termin ich wykonania.
5. Wyniki pokontrolne kontrolujący przekazuje zlecającemu kontrolę niezwłocznie po ich sporządzeniu.
6. O sposobie wykorzystania wniosków i propozycji pokontrolnych decyduje zlecający kontrolę.
§ 53
1. Niezwłocznie, najpóźniej w terminie 14 dni, po upływie terminu do wykonania zaleceń pokontrolnych kontrolujący powinien przeprowadzić kontrole sprawdzające w celu ustalenia stopnia realizacji zaleceń pokontrolnych.
2. O wynikach ustaleń realizacji zaleceń pokontrolnych kontrolujący zawiadamia zlecającego kontrolę niezwłocznie, nie później niż 7 dni po zakończeniu kontroli sprawdzającej.
§ 54
1. Sekretarz prowadzi rejestr upoważnień kontrolnych wydanych przez Wójta.
2. Materiały z przeprowadzonych kontroli przechowuje Sekretarz.
ROZDZIAŁ X
ORGANIZACJA PRZYJMOWANIA I ZAŁATWIANIA INDYWIDUALNYCH SPRAW OBYWATELI. TRYB PRZYJMOWANIA SKARG I WNIOSKÓW.
§ 55
1. Zasady postępowania w indywidualnych sprawach obywateli oraz terminy załatwiania tych spraw regulują przepisy Kodeksu Postępowania Administracyjnego.
2. Pracownicy urzędu są zobowiązani do sprawnego i rzetelnego rozpatrywania indywidualnych spraw obywateli kierując się wyłącznie przepisami prawa i zasadami współżycia społecznego.
3. Pracownicy obsługujący interesantów zobowiązani są do:
1) udzielania informacji, wyjaśnienia treści obowiązujących przepisów prawnych i udostępnienia akt sprawy stronom postępowania,
2) załatwiania spraw obywateli bez żadnej zwłoki, a w sprawach wymagających postępowania wyjaśniającego nie później niż w ciągu miesiąca, natomiast w sprawach szczególnie skomplikowanych nie później niż w ciągu 2 miesięcy,
3) informowania zainteresowanych o stanie załatwienia ich sprawy w każdym stadium postępowania,
4) powiadomienia zainteresowanych o przedłużeniu terminu załatwienia sprawy, jeżeli zajdzie taka konieczność,
5) informowanie stron o przysługujących im środkach odwoławczych lub środkach zaskarżenia od wydanych rozstrzygnięć.
§ 56
1. Skargi i wnioski złożone do Urzędu w formie pisemnej rejestrowane są w sekretariacie i przekazywane są na stanowiska zgodnie z dekretacją Wójta.
2. Pracownik merytoryczny w trakcie rozpatrywania i prowadzenia skargi lub wniosku winien posługiwać się nadanym numerem sprawy.
3. Pracownik merytoryczny po zakończeniu sprawy, komplet dokumentów przekazuje do sekretarza, gdzie przechowywany jest rejestr skarg i wniosków.
4. Tryb oraz organizację przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków określają przepisy Działu VIII Kodeksu postępowania administracyjnego oraz aktów wykonawczych wydanych na jego podstawie.
§ 57
1. Przyjmowanie w Urzędzie osób w sprawach indywidualnych w tym również w sprawach skarg i wniosków odbywa się przez Wójta:
a) w sprawach skarg i wniosków w każdą środę od godz. 10:00 do 15:30
b) w pozostałych sprawach indywidualnych w pozostałe dni tygodnia w godzinach pracy Urzędu.
2. Zastępca Wójta, Sekretarz, Skarbnik i pozostali pracownicy Urzędu przyjmują interesantów w każdym dniu w godzinach pracy Urzędu.
ROZDZIAŁ X
POSTANOWIENIA KOŃCOWE
§ 58
Wójt może zmieniać zakres spraw powierzonych dla poszczególnych referatów i samodzielnych stanowisk pracy w zależności od aktualnych potrzeb.
§ 59
Z dniem wejścia w życie Regulaminu traci moc obowiązujący dotychczasowy Regulamin Organizacyjny Urzędu zatwierdzony Zarządzeniem Nr 30/14 Wójta Gminy Marciszów z dnia
15 kwietnia 2014 roku oraz wprowadzoną zmianą Zarządzeniem Nr 37/15 z dnia 29 maja 2015r.
§ 60
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem wydania za mocą obowiązująca od 01 października 2017 roku.