Regulamin organizacyjny urzędu

ZARZĄDZENIE Nr  3/19
Wójta Gminy Marciszów
z dnia 07 stycznia 2019r

 w sprawie: Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy w Marciszowie.

Na podstawie art. 33 ust. 2 ustawy z dnia 08 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity Dz. U. z 2018 roku, poz. 994 ze zmianami)  nadaję

Regulamin Organizacyjny Urzędu Gminy w Marciszowie

 

ROZDZIAŁ   I
POSTANOWIENIA OGÓLNE

§ 1

Urząd Gminy jest jednostką budżetową  przy pomocy, której Wójt Gminy realizuje swoje zadania  i  kompetencje.

 § 2

Siedziba Urzędu znajduje się w Marciszowie przy ul. Szkolnej 6, 58-410 Marciszów.

 

§ 3

Urząd Gminy jest pracodawcą dla zatrudnionych w nim pracowników, a Wójt lub osoba przez niego upoważniona dokonuje wobec nich czynności w sprawach z zakresu prawa pracy.

 

§ 4

Urząd Gminy jest jednostką budżetową gminy, której dochody i wydatki w całości są objęte budżetem Gminy.

 § 5

Ilekroć w regulaminie jest mowa o:

1. Gminie – należy przez to rozumieć Gminę Marciszów.
2. Radzie –należy przez to rozumieć odpowiednio Radę Gminy Marciszów.
3. Wójcie, Zastępcy Wójta, Sekretarzu, Skarbniku – należy przez to rozumieć: Wójta Gminy Marciszów, Zastępcę Wójta Gminy Marciszów, Sekretarza Gminy Marciszów, Skarbnika Gminy Marciszów.
4. Urzędzie – należy przez to rozumieć Urząd Gminy w Marciszowie.
5. Regulaminie – należy przez to rozumieć Regulamin Organizacyjny Urzędu Gminy w Marciszowie.

§ 6

Regulamin określa:

1. Status pracowników urzędu.
2. Strukturę organizacyjną urzędu.
3. Zasady podziału zadań i kompetencji kierownictwa urzędu.
4. Zadania i kompetencje poszczególnych referatów i samodzielnych stanowisk pracy.
5. Zasady i tryb funkcjonowania urzędu.
6. Zasady podpisywania pism oraz zakresu upoważnień udzielonych pracownikom do załatwiania spraw.

§ 7

 

Urząd działa na podstawie:

1)      ustawy z dnia 08 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity Dz.U. z 2018  roku, poz. 994 ze zmianami),

2)      ustawy z dnia 21 listopada 2008 roku o pracownikach samorządowych (tekst jednolity Dz. U. z 2018 roku, poz. 1260 ze zmianami),

3)      Statutu Gminy Marciszów,

4)      niniejszego regulaminu,

5)      uchwał Rady Gminy oraz zarządzeń Wójta Gminy,

6)      innych przepisów prawnych.

Urząd realizuje zadania:

1)      własne gminy – określone ustawami, Statutem Gminy i uchwałami Rady Gminy,

2)      zlecone – z zakresu administracji rządowej, których wykonanie zlecono gminie na mocy obowiązujących aktów normatywnych,

3)      powierzone – na podstawie porozumień z właściwymi organami administracji rządowej oraz jednostkami samorządu terytorialnego,

4)      inne – wynikające z przepisów szczególnych bądź określone uchwałami Rady Gminy i zarządzeniami Wójta Gminy.

 

ROZDZIAŁ II

STATUS PRACOWNIKÓW URZĘDU

 

§ 8

1. Urząd zatrudnia pracowników samorządowych, których status określa wybór, powołanie oraz umowa o pracę.
2. Stanowiskiem z wyboru jest stanowisko wójta. Stosunek pracy nawiązuje się z chwilą rozpoczęcia kadencji i kończy z dniem upływu tej kadencji.
3. Stanowiskiem z powołania jest stanowisko zastępcy wójta. Powołania dokonuje wójt na czas trwania jego kadencji.

 

§ 9

 Stanowiskiem z powołania jest skarbnik gminy. Stosunek pracy nawiązuje się z chwilą wręczenia uchwały rady o powołaniu, zawierającej w swej treści: nazwę stanowiska, czas, na który dokonano powołania tzn. (czas trwania umowy o pracę).

 

§ 10

 

1. Pracownik samorządowy zatrudniony na stanowisku urzędniczym podlega okresowym ocenom kwalifikacyjnym.
2. Zasady oceniania pracowników samorządowych określają odrębne przepisy – ustawa z dnia 21 listopada 2008 roku o pracownikach samorządowych (tekst jednolity Dz.U. z 2018 roku, poz. 1260 ze zmianami).

 

  

ROZDZIAŁ III
STRUKTURA ORGANIZACYJNA URZĘDU

 § 11

Strukturę organizacyjną Urzędu tworzą: 

1.   Kierownictwo Urzędu: 

• Wójt Gminy  (WG),
• Zastępca Wójta (ZWG),
• Sekretarz Gminy ( SG),
• Skarbnik Gminy (SK).

 2. Komórki organizacyjne Urzędu

 1)      Referat Finansów (FIN), w skład którego wchodzą następujące stanowiska:

a)       kierownik referatu – skarbnik gminy, pełniący jednocześnie funkcję głównego księgowego budżetu,

b)      stanowiska pracy ds.:

• księgowości budżetowej, z-ca kierownika referatu,
• księgowości budżetowej, mienia komunalnego i wyposażenia,
• wynagrodzeń, czynszu mieszkaniowego,egzekucji należności,
• wymiaru podatków i opłat lokalnych, decyzji podatkowych, podatku akcyzowego,
• opłat za odpady komunalne, środki trwałe,  podatku VAT, Funduszu Sołeckiego.

 2)     Referat  Organizacyjno – Społecznych  (OSP),w skład którego wchodzą

 następujące stanowiska:

a)   kierownik referatu – sekretarz gminy,

b)   stanowiska pracy ds.:

• oświatowych, przedszkolnych i edukacji, z-ca kierownika referatu,
• ogólno-organizacyjnych, promocji, kultury, sportu i turystyki,
• obsługi rady gminy, jednostek pomocniczych, archiwum zakładowego,
• informatyki, spraw sieci i systemów komputerowych i monitoringu,
• obsługi bibliotek  - wieloosobowe,
• obsługi sekretariatu,
• kierowca samochodu osobowego,
• opiekun przewozu uczniów,
• sprzątaczka  - wieloosobowe.

 3)    Referat Rozwoju Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska  (RGKŚ), w skład którego wchodzą następujące stanowiska:

a)       kierownik referatu - zamówienia publiczne, inwestycje,

b)      stanowiska pracy ds.:

• zagospodarowania przestrzennego i funduszy unijnych, z-ca kierownika,
• zarządzania drogami, obiektami technicznymi i inżynierii ruchu drogowego, oświetlenia,
• infrastruktury technicznej i komunalnej,
• gospodarki nieruchomościami, mienia, gospodarki mieszkaniowej i wspólnot mieszkaniowych,
• ochrony środowiska, leśnictwa, gospodarki wodnej i odpadów komunalnych,
• nadzoru i utrzymania działu gospodarczego,
• konserwator, kierowca ciągnika – wieloosobowe  /4/
• robotnik gospodarczy, obsługa PSZOK, utrzymanie terenów zielonych– wieloosobowe /3/

 

4)    Referat Spraw Obywatelskich, obronnych i USC  (SOSC), w skład którego wchodzą następujące stanowiska:

a)     kierownik referatu wykonujący równocześnie zadania z zakresu aktów stanu cywilnego, spraw wojskowych,  obrona cywilna, ochrona informacji niejawnych,

b) stanowisko pracy ds.

• ewidencji ludności i dowodów osobistych, pełnomocnik d.s. GKRPA, zezwolenia na sprzedaż alkoholu, z-ca kierownika referatu,
• informacji publicznej, zarządzania kryzysowego i obronności, ewidencji działalności gospodarczej, 
• kierowca samochodu strażackiego  -  /1etat/
• kierowca samochodu strażackiego – 1 etat /, dozorca DG

      5) Samodzielne stanowiska pracy:     radca prawny (RP),

 § 12 

1. Pracą referatów kierują kierownicy referatów.
2. Kierownicy poszczególnych referatów organizują pracę referatów, kierują i zarządzają nimi w sposób zapewniający optymalną realizację powierzonych im zadań oraz kontrolują wykonywanie zadań realizowanych przez poszczególnych pracowników.
3. Kierownicy poszczególnych referatów Urzędu są bezpośrednimi przełożonymi podległych im pracowników i sprawują nad nimi nadzór.

4.    Pracą samodzielnych stanowisk pracy kieruje wójt, zastępca wójta lub sekretarz –

       stosownie do podziału zadań i kompetencji.

 § 13 

Szczegółową strukturę stanowisk w urzędzie oraz ich służbowe podporządkowanie określa załącznik nr 1 do niniejszego regulaminu, natomiast schemat organizacyjny urzędu określa załącznik nr 2. 

§ 14 

Podział zadań między referaty  dokonuje kierownik urzędu (wójt) samoistnie lub na wniosek sekretarza.  

 

ROZDZIAŁ IV
ZASADY PODZIAŁU ZADAŃ I KOMPETENCJI KIEROWNICTWA URZĘDU 

§ 15

Wójt jest kierownikiem urzędu i zwierzchnikiem służbowym pracowników urzędu oraz kierowników gminnych jednostek organizacyjnych.

 § 16

Wójt kieruje pracą urzędu przy pomocy zastępcy, sekretarza i skarbnika. 

§ 17

Zastępca wójta wykonuje zadania wynikające z podziału pomiędzy kierownictwem urzędu oraz powierzone przez wójta. W zakresie przypisanych obowiązków zapewnia kompleksowe rozwiązywanie problemów oraz nadzoruje w tym zakresie działalność referatów i samodzielnych stanowisk pracy wymienionych w załączniku nr 1 do niniejszego zarządzenia. 

§ 18

1. Sekretarz zapewnia sprawne funkcjonowanie urzędu oraz organizuje pracę urzędu. W tym zakresie nadzoruje działalność referatów i samodzielnych stanowisk.
2. Sekretarzowi mogą być powierzone także inne obowiązki wynikające z innych przepisów prawa.
3. W zakresie ustalonym wójt może powierzyć prowadzenie spraw gminy w swoim imieniu sekretarzowi. 

§ 19

Szczegółowy podział zadań pomiędzy wójta, zastępcę, sekretarza i skarbnika określa załącznik nr 3 do niniejszego regulaminu.  

ROZDZIAŁ V
ZADANIA I KOMPETENCJE POSZCZEGÓLNYCH REFERATÓW  

§ 20

1.    W celu wykonania zadań referaty  wykonują następujące czynności i działania natury ogólnej:

 

1)    przygotowują projekty uchwał, materiały, sprawozdania i analizy pod obrady rady oraz dla potrzeb wójta,

2)    realizują zadania wynikające z uchwał rady,

3)    opracowują projekty planów społeczno-gospodarczych rozwoju gminy i budżetu gminy w części dot. zakresu działania,

4)    zapewniają właściwą i terminową realizację zadań merytorycznych,

5)    w zakresie wykonywania zadań, współdziałają z innymi komórkami urzędu oraz innymi jednostkami organizacyjnymi i instytucjami,

6)    współdziałają z organizacjami społecznymi, zawodowymi i gospodarczymi,

7)    zapewniają obsługę merytoryczną właściwych komisji rady,

8)    rozpatrują i załatwiają interpelacje i wnioski radnych oraz skargi i wnioski obywateli,

9)    przygotowują projekty decyzji administracyjnych,

10) wydają decyzje administracyjne w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej, w granicach upoważnienia udzielonego przez wójta,

11) w postępowaniu o zamówienia publiczne prowadzą dokumentację podstawowych czynności związanych z postępowaniem w porozumieniu z pracownikiem koordynującym pracami zamówień publicznych w Urzędzie Gminy,

12) realizują zadania w zakresie obronności kraju oraz obrony cywilnej na terenie gminy, należących do kompetencji wójta,

13) sporządzają i przekazują wymagane sprawozdania dla instytucji zewnętrznych,

14) sporządzają i przekazują wymagane informacje do Biuletynu Informacji Publicznej,

15) realizują zadania wynikające z opracowanych procedur i zasad funkcjonowania kontroli zarządczej zapewniające realizację celów wytyczonych przez kierownictwo Urzędu, rozpoznają i analizują zewnętrzne i wewnętrzne ryzyka zagrażające ich realizacji oraz podejmują działania naprawcze. 

2.    Do zadań kierowników referatów należy w szczególności:

1)      organizowanie i koordynowanie pracy referatów oraz nadzór nad merytoryczną poprawnością wykonywanych przez pracowników zadań ze szczególną dbałością, by świadczone przez referat usługi spełniały oczekiwania klientów i charakteryzowały się jak najwyższą, jakością,

2)      zapewnianie właściwej i terminowej realizacji zadań referatu, na podstawie i w granicach prawa,

3)      nadzór nad przestrzeganiem przez podległych pracowników przepisów prawa oraz wewnętrznych regulacji i zasad przyjętych w Urzędzie, w tym Regulaminu,

4)      przygotowywanie okresowych ocen, analiz, informacji i sprawozdań z realizacji zadań objętych zakresem działania referatu,

5)      prowadzenie polityki kadrowej w referacie oraz nadzór nad przestrzeganiem dyscypliny pracy przez podległych pracowników,

6)      przygotowywanie opisów stanowisk, w tym ustalanie szczegółowego zakresu czynności dla pracowników referatu,

7)      dokonywanie oceny pracowników referatu oraz składanie wniosków w sprawie ich nagradzania lub pociągnięcia do odpowiedzialności,

8)      współpraca w opracowywaniu i realizacji budżetu Gminy w zakresie działania referatu,

9)      nadzorowanie przestrzegania przez pracowników przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przepisów przeciwpożarowych,

10)   nadzorowanie udostępniania informacji publicznej,

11)   ochrona informacji niejawnych  i danych osobowych na stanowisku pracy. 

 3.   Referaty  winny ponadto: 

1)      posiadać znajomość przepisów prawnych w zakresie prawa samorządowego, kodeksu postępowania administracyjnego, prawa administracyjnego i przepisów gminnych,

2)      ciągle analizować przepisy prawne i wzajemnie informować się o zmianach,

3)      uzyskiwać wykładnię prawa w sprawach wątpliwych lub nierozstrzygniętych normą prawną zarówno od radcy prawnego jak i specjalistycznych organów administracji rządowej,

4)      umiejętnie i właściwie kontaktować się z mieszkańcami oraz administracją rządową,

5)      analizować uzyskiwane dochody, stawiać wnioski, co do oszczędności jak i znalezienia źródeł dochodów,

6)      sygnalizować o stwierdzonych nieprawidłowościach bezpośredniemu przełożonemu lub Wójtowi,

7)      sygnalizować Wójtowi o zdarzeniach, które mogą być powodem braku równowagi budżetowej,

8)      przestrzegać zasad i trybu wykonywania czynności kancelaryjnych ustalonych instrukcją kancelaryjną,

9)      udostępniać informację publiczną w zakresie ich działania,

10)   przestrzegać zasad bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony p.poż.. 

4.    Do realizacji zadań referatom, w zależności od potrzeb mogą być przekazane składniki majątkowe w sposób i na zasadach określonych odpowiednimi przepisami prawa. 

§ 21

Do kompetencji i zadań poszczególnych referatów należy: 

1.   Referat Finansowy  (FIN)– zadaniem referatu jest prowadzenie gospodarki finansowej gminy.      

Działania te w szczególności polegają na:

1)     przygotowywanie materiałów niezbędnych do uchwalenia budżetu gminy oraz podjęcia uchwał w sprawie absolutorium dla Wójta,

2)     przygotowywanie projektu budżetu oraz Wieloletniej prognozy Finansowej,

3)     udzielanie pomocy Wójtowi w wykonywaniu budżetu gminy,

4)     zapewnienie obsługi finansowo-księgowej urzędu,

5)     uruchamianie środków finansowych dla poszczególnych dysponentów budżetu gminy,

6)     przygotowywanie materiałów niezbędnych do wykonywania obowiązków z zakresu sprawozdawczości,

7)     sprawowanie kontroli i nadzoru nad gospodarką finansową gminnych jednostek organizacyjnych,

8)     realizacji polityki finansowej Gminy,

9)     opracowywanie prognoz  finansowych dla Gminy,

10) przygotowywanie danych do budżetu i dokumentów  towarzyszących budżetowi,

11) prowadzenie ewidencji składników mienia gminnego oraz dokonywanie rozliczeń przeprowadzanych inwentaryzacji,

12) naliczanie i pobór podatków i opłat lokalnych oraz prowadzenie kontroli w tym zakresie,

13) przygotowywanie danych do projektów uchwał w sprawach stawek podatków i opłat lokalnych oraz pomocy publicznej,

14) przygotowywanie projektów decyzji w sprawie  stosowania ulg, umorzeń podatkowych i  odroczeń  terminów ich płatności,

15) sporządzanie sprawozdawczości  statystycznej oraz informacji opisowych dotyczących realizacji  budżetu i działalności finansowej Gminy,

16) współpraca z Regionalną Izbą Obrachunkową, Urzędem Skarbowym, bankiem finansującym, funduszami i fundacjami,

17) prowadzenie księgowości  budżetowej i podatkowej,

18) prowadzenie ewidencji podatników  podatków pobieranych przez Gminę  w oparciu o złożone deklaracje podatkowe, informacje podatkowe, ewidencję gruntów oraz inne dokumenty,

19) wydawanie zaświadczeń o stanie majątkowym,

20) rozliczanie podatku VAT,

21) prowadzenie spraw związanych  z dokumentacją płacową pracowników zatrudnionych  przez Urząd,

22) sporządzanie dokumentów wymaganych przez ZUS,

23) dokonywanie wymiarów podatków i opłat lokalnych,

24) prowadzenie ewidencji środków trwałych i pozostałych środków trwałych używanych w Urzędzie Gminy,

25) przyjmowanie sprawozdań budżetowych od jednostek organizacyjnych, ich kontrola, sporządzanie  sprawozdań  z wykonania budżetu Gminy zgodnie z obowiązującymi przepisami,

26) prowadzenie ewidencji wniosków podatników:

a)       o zastosowaniu ulg i zwolnień ustawowych w podatku rolnym,

b)       o zastosowaniu ulg w zapłacie podatków tj: umorzenie, odroczenie terminu płatności, rozłożenie na raty,

27) wystawianie faktur VAT i księgowanie ich zapłaty,

28) sprawowanie nadzoru nad poborem podatków w tym również rozliczanie inkasentów poboru podatków,

29) prowadzenie windykacji  podatków i opłat lokalnych oraz innych należności pieniężnych,

30) prowadzenie  rozliczeń publiczno-prawnych,

31) prowadzenie spraw związanych z udzielonymi i otrzymanymi kredytami, pożyczkami, poręczeniami, gwarancjami,

32) prowadzenie spraw związanych z udzielaniem pomocy  publicznej dla przedsiębiorstw  w tym prowadzenie współpracy  z Urzędem  Ochrony Konkurencji i Konsumentów,

33) przyjmowanie wniosków, prowadzenie postępowania  administracyjnego, wydawanie decyzji  administracyjnych  w zakresie podatku akcyzowego dla rolników, przygotowywanie wniosków  do Wojewody o dotacje celową oraz jej terminowe rozliczanie i sporządzanie sprawozdawczości  w tym zakresie,

34) sporządzanie ogłoszeń o sumach umorzeń zgodnie z ustawą o finansach publicznych,

35) realizacja i rozliczanie zadań i przedsięwzięć zaplanowanych przez rady sołeckie w ramach funduszu sołeckiego,

Referat Finansowy  przy załatwianiu spraw używa symbolu FIN. 

2.   Referat Organizacyjno –Społeczny (OSP) – zadaniem referatu jest realizacja zadań związanych z funkcjonowaniem urzędu, oświaty, kultury, sportu, turystyki oraz promocji, obsługa rady gminy. 

   Działania te w szczególności obejmują:

1. w zakresie organizacji funkcjonowania urzędu;

1)      opracowywanie projektów aktów prawnych określających strukturę organizacyjną urzędu,

2)      inicjowanie działań usprawniających metody pracy urzędu,

3)      prowadzenie rejestru skarg i wniosków i nadzór nad terminowością ich załatwiania,

4)      nadzór nad obowiązkiem składania przez pracowników urzędu, kierowników jednostek organizacyjnych oświadczeń majątkowych,

5)      obsługa sekretariatu kierownictwa urzędu oraz sprawy kancelaryjno-techniczne związane z obsługą interesantów i pracowników urzędu,

6)      prowadzenie spraw związanych z kontrolami zewnętrznymi,

7)      prowadzenie rejestru zarządzeń, umów

8)      prowadzenie ewidencji korespondencji, czuwanie nad sprawnym obiegiem dokumentów i korespondencji urzędu,

9)      nadzór nad przechowywaniem pieczęci urzędowych,

10)   obsługa centrali telefonicznej, faksu, kserokopiarki,

11)   prowadzenie rejestru podań, delegacji i zwolnień lekarskich,

12)   prenumerata czasopism, 

  2. w zakresie oświaty, spraw przedszkolnych i edukacji

        1)    zakładanie, przekształcanie i likwidowanie jednostek oświatowych,

        2)    kształtowanie sieci przedszkoli, szkół podstawowych i gimnazjów,

        3)    zatwierdzanie arkuszy organizacyjnych przedszkoli, szkół podstawowych i gimnazjów,

        4)     prowadzenie ewidencji szkół i placówek niepublicznych,

        5)     opiniowanie projektów organizacyjnych szkół i placówek oraz przedkładanie ich Wójtowi do zatwierdzenia,

        6)     koordynacja i zapewnienie bezpłatnego transportu dzieci do i ze szkoły,

        7)     powierzanie stanowisk, zatrudnianie i odwoływanie stanowisk kierowniczych w oświacie gminnej,

        8)     rozpatrywanie wniosków i przygotowywanie decyzji w sprawie przyznania dofinansowania pracodawcom kosztów kształcenia młodocianych pracowników,

        9)     kontrola spełniania obowiązku nauki przez młodzież od 16-18 roku życia,

      10)     statystyka oświatowa – system informacji oświatowej ( prowadzenie bazy danych oświatowych obejmującej zbiory danych publicznych baz  oświatowych,

      11)    opracowywanie projektu regulaminu dodatków i innych składników wynagrodzenia nauczycieli oraz warunków ich obliczania i wypłacania,

      12)    przyjmowanie wniosków, opracowywanie projektów decyzji przyznających lub odmawiających stypendiów szkolnych, sporządzanie list wypłat,

      13)   prowadzenie spraw związanych z awansem zawodowym nauczycieli,

      14)   uczestnictwo w pracach komisji kwalifikacyjnej dla dyrektora ubiegającego się o stopień zawodowy nauczyciela dyplomowanego,

      15)   prowadzenie spraw związanych z oceną pracy dyrektorów placówek oświatowych,           

  3.  obsługi rady gminy jednostek pomocniczych, ogólno - organizacyjne realizuje następujące zadania:

1)      podejmowanie i wykonywanie czynności organizacyjno-technicznych związanych z przeprowadzaniem sesji, zebrań, posiedzeń i spotkań rady, jej komisji i wójta,

2)      przygotowywanie we współpracy z właściwymi merytorycznie komórkami  materiałów dotyczących projektów uchwał oraz innych materiałów na posiedzenia i obrady,

3)      prowadzenie ewidencji uchwał rady gminy oraz nadzór nad ich realizacją,

4)      prowadzenie rejestru wniosków, zapytań i interpelacji składanych przez radnych,

5)      kompletowanie dokumentacji z prac Rady i komisji,

6)      sporządzanie protokołów z obrad sesji i posiedzeń komisji oraz ich publikacja w BIP,

7)      przekazywanie interpelacji, wniosków i opinii odpowiednim organom do załatwienia oraz czuwanie nad ich realizacją,

8)      publikacja prawa miejscowego, obwieszczeń oraz wszelkich informacji o charakterze publicznym na terenie gminy,

9)      współdziałanie i współpraca z organami samorządu jednostek pomocniczych gminy sołectwami oraz  organizacja wyborów  organów sołectw,

10)   organizowanie szkoleń radnych,

11)   realizacja zadań związanych  z przygotowaniem i przeprowadzeniem  wyborów ławników sądowych,

12) prowadzenie rejestru związków stowarzyszeń,

13) prowadzenie archiwum zakładowego,

14) obsługa ZFŚS

4.  w zakresie prowadzenia archiwum zakładowego- realizacja  zadań wynikających z ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach  oraz aktów wykonawczych do tej ustawy poprzez:

        1) przejmowanie dokumentacji,

        2) przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie ewidencji,

        3) prowadzenie skontrum dokumentacji,

        4) porządkowanie przechowywanej dokumentacji, przejętej w latach wcześniejszych w stanie nieuporządkowanym,

        5) udostępnianie przechowywanej dokumentacji,

        6) inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz udział w jej komisyjnymbrakowaniu,

        7) przygotowywanie materiałów archiwalnych do przekazania i udział w ich przekazaniu do właściwego archiwum państwowego,

        8) doradzanie pracownikom w zakresie właściwego, zgodnego z prawem, prowadzenia dokumentacji, jej przechowywania oraz przekazywania dokumentacji do archiwum zakładowego, 

   5. w zakresie promocji, kultury, sportu i turystyki, ogólno-organizacyjne

 Podejmowane  działania w szczególności polegają na pozyskaniu i przygotowaniu mieszkańców do aktywnego uczestnictwa w kulturze oraz współtworzenie jej wartości, a w szczególności:

1)     organizowanie czasu wolnego oraz rozbudzanie wśród społeczności lokalnej potrzeby kulturalnego spędzania czasu wolnego, tworzenie wartości kulturalnych,

2)     kształtowanie wzorów i nawyków aktywnego uczestnictwa w kulturze wychowanie przez sztukę,

3)     promowanie i propagowanie wartościowych zjawisk kulturalnych gminy w zakresie amatorskiej twórczości artystycznej, rozwój zainteresowań poprzez indywidualizację form aktywności,

4)  działalności informacyjnej i edukacyjnej w zakresie przeciwdziałania patologii, a w szczególności nikotynizmowi, alkoholizmowi i narkomanii,

5)  organizowanie zabaw i zajęć sportowych,  

6)  tworzenie warunków prawno-organizacyjnych i ekonomicznych dla rozwoju sportu i kultury fizycznej w gminie, a zwłaszcza wśród dzieci i młodzieży szkolnej,

7)  programowanie i planowanie rozwoju bazy sportowej w gminie, ustalanie kierunków rozwoju turystyki z uwzględnieniem współdziałania w planowaniu przestrzennym infrastruktury turystycznej,

8)  promocja walorów turystycznych gminy,

9)  przygotowywanie materiałów informacyjnych niezbędnych do wydawania opracowań o gminie,

10) udzielanie pomocy przy podejmowaniu przez członków lokalnej społeczności samodzielnej działalności związanej z turystyka wiejską,

11)podejmowanie i aktywizacja działań mających na celu wykorzystanie przez społeczność lokalną ukrytych atrakcji turystycznych gminy,

12) współpraca partnerska z innymi gminami,

13) prowadzenie spraw z zakresu ustawy  o działalności pożytku publicznego i wolontariacie,

14) prowadzenie rejestru instytucji kultury,

15) prowadzenie spraw związanych z działalnością bibliotek (tworzenie, łączenie, przekształcanie i znoszenie), nadawanie im statutów oraz zapewnienie właściwych warunków działania, 

6.    Informatyk, sprawy sieci i systemów komputerowych i monitoringu

1)      przeprowadzanie przeglądu sprzętu i oprogramowania,

2)      rozbudowa systemów informatycznych,

3)      konserwacja sprzętu komputerowego, sieci komputerowej oraz urządzeń, peryferyjnych oraz ich diagnostyka.

4)  podejmowanie odpowiednich działań w przypadku zaistnienia naruszeń w systemie zabezpieczeń

5) obsługa systemu monitoringu 

7.   ponadto do zadań referatu należy:

1)     zapewnienie artykułów biurowych i ich dystrybucja wśród pracowników,

2)     wykonywanie innych zadań zleconych przez Wójta

 

3.   Referat Rozwoju Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska  (RGKŚ) – zadaniem referatu jest prowadzenie spraw bieżących i inwestycyjnych w celu zaspokajanie zbiorowych potrzeb społeczności lokalnej. realizuje zadania z zakresu gospodarowania mieniem komunalnym, geodezji i gospodarki nieruchomościami,, ochrony środowiska, ochrony przyrody, ochrony zwierząt, łowiectwa, leśnictwa i gospodarki wodnej.

Działania te w szczególności obejmują:

    1.w zakresie zamówień publicznych i inwestycji

 1)  organizowanie i przeprowadzanie zamówień publicznych dla zadań prowadzonych przez gminę,

3)     składanie wymaganych przepisami prawa  sprawozdań/informacji w zakresie zamówień publicznych do właściwych organów administracji publicznej,

4)     przygotowywanie informacji o planowanych zamówieniach publicznych w danym roku budżetowym,

5)     przygotowywanie projektu regulaminu udzielania  zamówień publicznych  oraz projektu regulaminu pracy komisji przetargowej, monitorowanie ich aktualności oraz zgłaszanie propozycji aktualizacji,

6)     przygotowywanie dokumentacji i prowadzenie zadań inwestycyjnych oraz w zakresie robót remontowych i prac modernizacyjnych dla zadań własnych gminy,

     2. w zakresie inwestycji i funduszy unijnych, zagospodarowania przestrzennego

1)     przygotowywania wniosków unijnych w celu pozyskiwania środków finansowych na w/w zadania ze źródeł zewnętrznych 

2)     zagospodarowanie przestrzenne

3)     wydawanie decyzji o uwarunkowaniach środowiskowych na obiekty zabytkowe

4)     rejestr zabytków

5)     udzielanie dotacji z budżetu gminy  na remont obiektów zabytkowych

     3. w zakresie zarządzania drogami gminnymi:

1)     budowa, przebudowa, modernizacja i remonty dróg oraz obiektów inżynierskich w pasie drogowym,

2) bieżące utrzymanie dróg, obiektów inżynierskich oraz zieleni w pasie drogowym,

3) prowadzenie spraw związanych z zajęciem pasa drogowego, wydawanie zezwoleń na zajęcie pasa drogowego i budowę zjazdów, naliczanie opłat i kar,

4)  prowadzenie zadań z zakresu ochrony dróg i przeciwdziałanie ich niszczeniu przez ich użytkowników,

5) realizacja zadań w zakresie inżynierii ruchu, w tym oznakowania, wprowadzanie ograniczeń lub zamykanie dróg i drogowych obiektów inżynierskich,

6) koordynacja robót w pasie drogowym,

7) prowadzenie ewidencji dróg i ich oznakowania, ewidencji obiektów mostowych, tuneli, przepustów,

8) przeprowadzanie okresowych kontroli stanu dróg i drogowych obiektów inżynierskich,

9) wykonywanie robót interwencyjnych, robót utrzymaniowych  i  zabezpieczających,

10) dokonywanie okresowych pomiarów ruchu drogowego,

11) współpraca i realizacja działań w porozumieniu z innymi zarządcami dróg.

12) prowadzenie spraw związanych z lokalnym transportem publicznym

 

4. w zakresie ochrony środowiska, leśnictwa, gospodarki wodnej i odpadów komunalnych:

1) wydawanie zezwoleń na usuwanie drzew lub krzewów z terenu gminy, wymierzanie administracyjnych kar pieniężnych za zniszczenie drzew lub krzewów,

2)opiniowanie: projektów planu ochrony, parku krajobrazowego, obszarów Natury 2000 lasów i innych,

3) ustanawianie i znoszenie form ochrony przyrody, 

4) sprawowanie kontroli nad przestrzeganiem przepisów o ochronie przyrody w trakcie gospodarczego wykorzystania zasobów i poszczególnych składników przyrody przez osoby prawne i fizyczne,

5) urządzanie i utrzymywanie terenów zieleni, zadrzewień,  zakrzewień oraz parków na terenie Gminy,

6) wykonywanie zadań ochrony ziemi, powietrza, wody,

7) opiniowanie: koncesji na poszukiwanie, rozpoznawanie i wydobycie kopalin, projektów prac geologicznych, planu ruchu zakładu górniczego, planu ruchu likwidowanego zakładu górniczego,

8) koordynowanie czynności w zakresie obowiązku utrzymania szczegółowych urządzeń melioracji wodnych,

9) zapewnienie opieki bezdomnym zwierzętom oraz ich wyłapywanie,

10) współdziałanie z organizacjami społecznymi w zakresie ochrony zwierząt,

11) prowadzenie spraw  związanych z wdrażaniem i funkcjonowaniem  systemu odbierania odpadów  komunalnych na terenie gminy,

12) obsługa systemu  informatycznego  obsługującego system odbioru odpadów komunalnych,

13) utworzenie i stała aktualizacja bazy  danych rejestru gminnego wszystkich właścicieli nieruchomości zamieszkałych i niezamieszkałych objętych systemem gospodarki odpadami komunalnymi,

14) opracowywanie projektów uchwał i aktów prawa miejscowego wymaganych ustawą  o utrzymaniu  czystości i porządku  w gminach i stała ich weryfikacja,

15) współudział w przygotowywaniu i prowadzeniu  postępowań o udzielenie zamówień publicznych na odbiór i zagospodarowanie odpadów komunalnych,

16) przygotowanie  oraz przedkładanie odpowiednim organom  przewidzianych prawem sprawozdań  i informacji  dot. gospodarowania odpadami komunalnymi,

17) kontrolowanie realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa dotyczących  funkcjonowania  systemu odbierania odpadów komunalnych oraz regulaminu utrzymania czystości i porządku  na terenie gminy,

18) współpraca  z organami  administracji publicznej, organami ochrony środowiska oraz innymi w  zakresie  gospodarowania odpadami komunalnymi,

19) planowanie i inicjowanie działań  służących ochronie środowiska w zakresie gospodarki odpadami komunalnymi,

20) realizacja innych zadań i  działań wynikających z przepisów prawa lub doraźnej  potrzeby związanej z funkcjonowaniem  systemu odbioru i zagospodarowania odpadów komunalnych,

21) przygotowywanie decyzji i postanowień administracyjnych z zakresu gospodarowania odpadami komunalnymi,

22) przygotowywanie corocznej analizy stanu gospodarki odpadami komunalnymi na terenie gminy,

23) prowadzenie kampanii informacyjnej dotyczącej gospodarki odpadami komunalnymi,

24) wykonywanie zadań ochrony przed hałasem, ziemi, powietrza, wody,

25) naliczanie opłat za korzystanie ze środowiska,

26) prowadzenie i organizowanie przedsięwzięć proekologicznych ( współpraca ze szkołami, organizacjami, itp.),

27) realizacja zadań wynikających  z Planu Gospodarki Niskoemisyjnej,

28) realizacja zadań wynikających  z Programu  Oczyszczania  Kraju z azbestu  na lata 2009-2032,

29) współdziałanie i realizacja zadań gminy wynikających z zapisów ustawy  o utrzymaniu czystości i porządku w gminach, a w szczególności:

a)     prowadzenie  ewidencji zbiorników bezodpływowych na ścieki oraz  współudział w zakresie kontroli częstotliwości opróżniania zbiorników ,

b)     prowadzenie ewidencji przydomowych oczyszczalni ścieków oraz współudział w zakresie kontroli częstotliwości i sposobu pozbywania się komunalnych osadów ściekowych.

 

5. w zakresie gospodarki nieruchomościami, mienia gospodarki mieszkaniowej i wspólnot mieszkaniowych:

1) wydawanie decyzji w sprawie podziału nieruchomości zgodnie z planem zagospodarowania przestrzennego,

2)  prowadzenie spraw dotyczących przekształcenia prawa użytkowania wieczystego w prawo własności dla gruntów stanowiących własność gminy,

3) wykonywanie czynności związanych  z przeprowadzaniem postępowania w sprawie scalania i wymiany gruntów,

 

6.    w zakresie infrastruktury technicznej i komunalnej:

1) zarządzanie zasobami gruntów komunalnych, a w szczególności zbywanie, oddawanie w użytkowanie, dzierżawę, najem, użyczenie, trwały zarząd,

2) wygaśnięcie użytkowania zarządu nieruchomością,

3)  rozwiązywanie umów o użytkowanie wieczyste,

4)  ustalanie wartości, ceny i opłat za korzystanie z mienia gminnego,

5) organizowaniu przetargów na zbywanie własności, prawa użytkowania wieczystego nieruchomości stanowiących własność gminy,

6) sprzedaż nieruchomości z zasobu komunalnego,

7) nabywanie nieruchomości niezbędnych do realizacji zadań gminy,

8) współdziałanie z organami ewidencji gruntów i budynków

9) sporządzanie informacji  o stanie mienia Gminy

10) gospodarowanie i zarządzanie komunalnymi zasobami gminy,

11) administrowanie, gospodarowanie i zarządzanie gminnym zasobem lokalowym oraz nieruchomościami budynkowymi, innymi obiektami i urządzeniami,

12) zarządzanie nieruchomościami wspólnymi,

13) egzekucja w sprawach lokalowych i usuwanie skutków samowoli lokalowej,

14) ustalanie stawek czynszów i opłat za lokale i nieruchomości budynkowe,

15) utrzymanie i zarządzanie cmentarzami komunalnymi.

 

7.    ponadto do zadań referatu należy:

1) zarządzanie bazą materiałowo-sprzętową,

2) zapewnienie należytego stanu technicznego samochodów, ciągników, przyczep i innego sprzętu oraz dbanie o ich właściwe wykorzystanie i zabezpieczenie, w tym kontrolowanie i rozliczanie paliwa,

3)wykonywanie innych zadań zleconych przez Wójta Referat Rozwoju Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska   przy załatwianiu spraw używa symbolu – RGKŚ

 

 4. Referat Spraw Obywatelskich, obronnych i USC (SOSC).

Zadaniem referatu jest prowadzenie spraw bieżących w zakresie USC, ewidencji ludności dowodów osobistych, zadań z zakresu zarządzania kryzysowego i spraw obronnych, obsługa GKRPA, ewidencja działalności gospodarczej, zezwolenia na sprzedaż alkoholu

Działania te w szczególności obejmują:

1.USC, ochrona informacji niejawnych, ewidencji ludności, dowodów osobistych

1) rejestracja urodzeń, małżeństw oraz zgonów i innych zdarzeń  mających wpływ na stan cywilny osób,

2) sporządzanie aktów stanu cywilnego i prowadzenie ksiąg stanu cywilnego,

3) przyjmowanie oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński  oraz innych oświadczeń zgodnie z przepisami  kodeksu rodzinnego i opiekuńczego,

4) wykonywanie zadań wynikających z Konkordatu

5) wydawanie decyzji o:

 a)   wpisaniu do ksiąg stanu cywilnego aktu stanu cywilnego  sporządzonego za granicą,

b)   uzgodnieniu treści aktu stanu cywilnego,

c)   skrócenie terminu wyczekiwania do zawarcia małżeństwa,

d)   odtworzenie treści aktu stanu cywilnego,

e)   sprostowanie oczywistego błędu pisarskiego,

6) sporządzanie wniosków o nadanie medali za długoletnie pożycie małżeńskie,

7) organizowanie jubileuszy długoletniego pożycia małżeńskiego,

8) prowadzenie ewidencji ludności,  

9) prowadzenie spraw z zakresu realizacji obowiązku meldunkowego, wydawanie dokumentów stwierdzających tożsamość i prowadzenie postępowań z tym związanych,

10) prowadzenie  postępowania administracyjnego w sprawach  zameldowania i wymeldowania na pobyt stały, współpraca z  organami policji  w zakresie nadzoru nad rzestrzeganiem  dyscypliny meldunkowej,

11) prowadzenie postępowań z zakresu prawa cywilnego i karnego polegających na:

a)      ustanowieniu pełnomocników w zakresie roszczeń alimentacyjnych i o przysposobienie,

b)      przyjmowaniu pism sądowych i wywieszanie ogłoszeń o ustanowieniu kuratora,

c)       przyjmowanie obwieszczeń sądowych,

12) współpraca z systemem PESEL,

13) prowadzenie stałego rejestru wyborców oraz sporządzanie spisów w związku z kampaniami wyborczymi i referendum w zakresie ustalonym w odrębnych przepisach,

2.     w zakresie realizacji zadań związanych z zarządzaniem kryzysowym:

1)     prowadzenie spraw związanych z funkcjonowaniem Gminnego Zespołu Zarządzania Kryzysowego,

2)     realizowanie zadań obrony cywilnej wynikających z przepisów międzynarodowych w okresie zagrożenia i wojny oraz współpraca z organizacjami pozarządowymi w tym zakresie,

3)     zapewnienie właściwej realizacji zadań  wynikających z przepisów prawa i regulaminu organizacyjnego w zakresie ich właściwości rzeczowej,

4)     określanie zagrożeń związanych z rozwojem cywilizacyjnym lub siłami natury oraz programowanie procesu zapobiegania tym zagrożeniom,

5)     zapewnienie współdziałania wszystkich jednostek organizacyjnych na terenie gminy w zakresie zapobiegania klęskom żywiołowym i innym nadzwyczajnym zagrożeniom oraz zwalczania i usuwania ich skutków na zasadach określonych w ustawach,

6)     przygotowanie i koordynowanie procedur planowania cywilnego oraz opracowanie i uaktualnianie gminnego planu obrony cywilnej,

7)     prowadzenie oraz sprawowanie nadzoru nad szkoleniami prowadzonymi w gminie zgodnie z rocznym planem działania,

8)     tworzenie planów i programów w zakresie zarządzania, oraz ustalanie procedur zarządzania i ich uruchamianie w sytuacjach kryzysowych,

9)  gromadzenie informacji o istotnych zagrożeniach oraz środkach zapobiegania i przeciwdziałania sytuacjom kryzysowym, uaktualnianie odpowiednich baz danych,

10) ostrzeganie i alarmowanie ludności oraz koordynowanie działań ratowniczych i porządkowo-ochronnych w razie zaistnienia nadzwyczajnych zdarzeń,

11) przygotowanie i zapewnienie działania systemu ostrzegania oraz wykrywania i alarmowania,

12) organizowanie systemu łączności dla potrzeb zarządzania,

13) przygotowanie propozycji do koordynowania działań działów Urzędu w zakresie zapobiegania zagrożeniu życia, zdrowia lub mienie oraz zagrożeniom środowiska, bezpieczeństwa państwa i utrzymania porządku publicznego,

14) planowanie potrzeb środków finansowych i materiałowych do zapewnienia realizacji zadań z zakresu obrony cywilnej,

15) zapewnienie pomocy medycznej poszkodowanym w wyniku masowego zagrożenia poprzez współpracę z zakładami opieki zdrowotnej zobowiązanymi do udzielania takiej pomocy,

16) planowanie wykonywanie i koordynacja przedsięwzięć w zakresie podwyższania gotowości obronnej,

17) przygotowanie i realizacja przedsięwzięć związanych z programowaniem operacyjnego funkcjonowania gminy,

18) realizacja i stała aktualizacja „Planu Operacyjnego Funkcjonowania Gminy”,

19) koordynowanie i nadzorowanie przygotowań gospodarczo – obronnych przez gminne jednostki organizacyjne i podległe podmioty gospodarcze w zakresie dostaw, usług i innych świadczeń na rzecz Sił Zbrojnych,

20) organizowanie i prowadzenie szkolenia obronnego,

21) współpraca z Wojskową Komendą Uzupełnień.

3. W zakresie obrony cywilnej:

1)     opracowywanie planu obrony cywilnej gminy,

2)     opracowywanie rocznych kalendarzowych planów działania obrony cywilnej,

3)     współudział w zabezpieczeniu świadczeń osobistych i rzeczowych na rzecz obronności państwa i obrony cywilnej,

4)     planowanie i przygotowanie do działań urządzeń do likwidacji skażeń,

5)     planowanie ochrony płodów rolnych i zwierząt gospodarskich oraz produktów żywnościowych i pasz, a także ujęć i urządzeń wodnych na wypadek zagrożenia zniszczeniem,

6)     zapewnienie dostaw wody pitnej dla ludności i wyznaczonych zakładów przemysłu spożywczego oraz wody do urządzeń specjalnych do likwidacji skażeń i do celów przeciwpożarowych,

7)     działanie na rzecz integrowania sił obrony cywilnej oraz innych służb podległych wójtowi i społecznych organizacji ratowniczych do prowadzenia akcji ratunkowych oraz likwidacji skutków klęsk żywiołowych i zagrożeń środowiska,

8)     przygotowanie i zapewnienie działania systemu wykrywania i alarmowania oraz systemu wczesnego ostrzegania o zagrożeniach,

9)     dokonywanie oceny stanu przygotowania obrony cywilnej  w jednostkach organizacyjnych podległych wójtowi oraz w instytucjach tworzących formacje obrony cywilnej na rzecz gminy,

10) organizowanie oraz prowadzenie kontroli stanu urządzeń specjalnych, zaopatrzenia w wodę oraz budowli ochronnych,

11) przygotowanie oraz organizowanie planowej ewakuacji ludności oraz na wypadek powstania masowego zagrożenia dla życia i zdrowia na znacznym obszarze,

12) planowanie i zapewnienie środków transportowych, warunków bytowych oraz pomocy przed medycznej, medycznej i społecznej dla ewakuowanej ludności,

13) ustalanie i opracowywanie wykazu instytucji, przedsiębiorców i innych jednostek organizacyjnych oraz społecznych organizacji ratowniczych funkcjonujących na terenie gminy przewidzianych do prowadzenia przygotowań i realizacji przedsięwzięć w zakresie obrony cywilnej,

14) znajomość przepisów prawnych dotyczących zakresu wykonywanych obowiązków.

4.w zakresie obronności kraju:                                                                                                                            

1) udział w planowaniu i wykonywaniu przedsięwzięć związanych z podwyższaniem gotowości obronnej,

2) wykonywanie i koordynowanie spraw związanych z natychmiastowym uzupełnieniem Sił Zbrojnych a w tym:

a)       opracowanie planu akcji kurierskiej i utrzymywanie go w stałej aktualności,

b)       uruchamianie i kierowanie akcją kurierską zgodnie z obowiązującymi przepisami,

c)       szkolenie kurierów zgodnie z rocznym planem szkolenia

d)   nakładanie świadczeń osobistych i rzeczowych na rzecz obronności i obrony cywilnej,

3)   wykonywanie i koordynowanie przedsięwzięć stałego dyżuru wójta,

4)  ustalanie obiektów i proponowanie ich do ujęcia w wykazie obiektów, obszarów i urządzeń podlegających szczególnej ochronie w czasie podwyższania gotowości obronnej i w czasie wojny,

5)  udział w pracach Gminnego Zespołu Zarządzania Kryzysowego w tym pełnienia funkcji całodobowej służby dyżurnej Wójta Gminy Marciszów.

5. w zakresie  inspektora ochrony danych osobowych:

Pełnienie nadzoru nad:

1) zapewnieniem przetwarzania danych przez Zamawiającego zgodnie z zasadami przetwarzania   wynikającymi z przepisów RODO,  oceną skutków dla ochrony danych,

2) spełnieniem obowiązku informacyjnego, zapewnieniem stopnia bezpieczeństwa odpowiadającego ryzyku,

3) ochroną praw osób, których dane dotyczą, współpracy z organem nadzorczym;

4) zgłaszania naruszenia bezpieczeństwa do organu nadzorczego oraz osób, których dane dotyczą;

5) prowadzenia rejestru czynności przetwarzania; prowadzenia rejestru naruszeń,

6) udzielanie na żądanie Zamawiającego zaleceń co do oceny skutków dla ochrony danych oraz monitorowanie jej wykonania zgodnie żart. 35 RODO;

7)  pełnienie funkcji punktu kontaktowego dla organu nadzorczego w kwestiach związanych z przetwarzaniem.

8)  prowadzenie kontroli w zakresie przetwarzania danych osobowych,

9)   prowadzenie rejestru zbiorów danych przetwarzanych przez Administratora,

10)  prowadzenie ewidencji osób biorących udział przy przetwarzaniu danych,

11)  analiza sytuacji, okoliczności i przyczyn, które doprowadziły do naruszenia bezpieczeństwa dokumentacji i przygotowanie odpowiednich zmian do instrukcji zarządzania, służącym do przetwarzania danych w formie tradycyjnej,

12)  bieżące zapoznawanie się z przepisami z zakresu bezpieczeństwa dokumentacji i ochrony danych osobowych,

13)  prowadzenie lub organizowanie szkoleń z zakresu bezpieczeństwa dokumentacji i ochrony danych dla pracowników,

14) informowanie Administratora o wszelkich nieprawidłowościach w ochronie dokumentacji, oraz o wprowadzaniu lub modyfikacji środków bezpieczeństwa,

 6.  w zakresie  informacji publicznych i inne:

 1) prowadzenie rejestru, udzielanie  informacji publicznych

 2) obsługa informatyczna sesji rady gmin

 3) opieka serwisowa sprzętu komputerowego oraz oprogramowania,

 4) opieka serwisu internetowego  www.bip.marciszow.pl  oraz www.marciszow.pl

 

7.w zakresie prowadzenia zadań związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej, udzielania zezwoleń na sprzedaż alkoholu, Pełnomocnik GKPA

   1) przyjmowanie i przekształcanie wniosków o wpis do CEIDG na formę dokumentu elektronicznego,

   2) prowadzenie archiwum ewidencji działalności gospodarczej,

   3) współpraca z Krajowym Rejestrem Sądowym,

   4) udostępnianie danych z ewidencji,

   5) ustalanie limitu punktów sprzedaży oraz szczegółowych zasad wydawania i cofania zezwoleń na prowadzenie sprzedaży napojów alkoholowych przeznaczonych do na miejscu lub poza miejscem sprzedaży oraz kontrola przestrzegania zasad obrotu tymi napojami, wydawanie i cofanie tych zezwoleń.

 8. ponadto do zadań referatu należy:

   1) prowadzenie spraw w zakresie przeciwpożarowym i ratowniczo gaśniczych,.

   2) sprawy związane z ochroną zdrowia.

   3) realizacja  zadań gminy wynikających z ustawy o repatriacji.

   4) wykonywanie innych zadań zleconych przez Wójta

 

Referat Spraw Obywatelskich, obronnych i USC  przy załatwianiu spraw używa symbolu – SOSC

§ 22

Do kompetencji i zadań  samodzielnego stanowiska pracy  należy:

1.    Radca prawny

Do zadań radcy prawnego należy wykonywanie obsługi prawnej urzędu i jednostek podległych.

Stanowisko przy załatwianiu spraw używa symbolu RP.

§ 23

1. Szczegółowe zakresy obowiązków na poszczególnych stanowiskach pracy w referatach ustala sekretarz na podstawie propozycji kierowników referatów.
2. Na samodzielnych stanowiskach pracy zakresy obowiązków ustala sekretarz.
3. Zakresy obowiązków zatwierdza wójt.

 

ROZDZIAŁ VI
ZASADY I TRYB FUNKCJONOWANIA URZĘDU

 § 24

Urząd działa w oparciu o następujące zasady:

1)     praworządności,

2)     racjonalnego gospodarowania mieniem publicznym,

3)     jednoosobowego kierownictwa,

4)     kontroli wewnętrznej,

5)     podziału zadań pomiędzy poszczególne komórki oraz wzajemnego współdziałania.

 § 25

Pracownicy są odpowiedzialni przed wójtem za wykonywanie zadań określonych dla poszczególnych stanowisk, a w szczególności za:

1)     zgodność z prawem opracowywanych projektów decyzji,

2)     przygotowywanie projektów zarządzeń, uchwał pod obrady rady,

3)     właściwe przyjmowanie i załatwianie interesantów,

4)     terminowe i właściwe załatwianie spraw,

5)     dokładną znajomość przepisów prawnych w zakresie obowiązującym na danym stanowisku pracy.

§ 26

Gospodarowanie środkami rzeczowymi odbywa się w sposób racjonalny, celowy i oszczędny

z uwzględnieniem zasady szczególnej staranności w zarządzaniu mieniem komunalnym. Zakupy inwestycyjne dokonywane są po wyborze najkorzystniejszej oferty, zgodnie z przepisami dotyczącymi zamówień publicznych.

§ 27

Jednoosobowe kierownictwo zasadza się na jednolitości poleceniodawstwa i służbowego podporządkowania, podziału czynności na poszczególnych pracowników oraz ich indywidualnej odpowiedzialności za wykonanie powierzonych zadań. 

§ 28

W Urzędzie działa kontrola wewnętrzna, której celem jest zapewnienie prawidłowości wykonywania zadań Urzędu przez poszczególne komórki organizacyjne oraz poszczególnych pracowników. Szczegółowe zasady kontroli wewnętrznej w Urzędzie określa rozdział IX niniejszego regulaminu

ROZDZIAŁ VII
ZASADY PODPISYWANIA PISM ORAZ ZAKRES UPOWAŻNIEŃ UDZIELONYCH PRACOWNIKOM DO ZAŁATWIANIA SPRAW

 § 29

Pisma i decyzje wychodzące z urzędu podpisuje wójt lub pracownik przez niego upoważniony. 

§ 30

Wójt podpisuje:

1)     zarządzenia i regulaminy,

2)     pisma związane z reprezentowaniem gminy na zewnątrz,

3)     pisma zawierające oświadczenia woli w zakresie zarządu mieniem gminy,

4)     odpowiedzi na skargi i wnioski dotyczące kierowników referatów,

5)     decyzje z zakresu administracji publicznej, do których wydawania w jego imieniu nie upoważnił pracowników urzędu,

6)     pełnomocnictwa i upoważnienia do działania w jego imieniu, w tym pisma wyznaczające osoby uprawnione do podejmowania czynności z zakresu prawa pracy wobec pracowników urzędu,

7)     pisma zawierające oświadczenia woli urzędu, jako pracodawcy,

8)     pełnomocnictwa do reprezentowania gminy przed sądami i organami administracji publicznej,

9)     odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych,

10) pisma zawierające odpowiedzi na postulaty mieszkańców, zgłaszane za pośrednictwem radnych,

11) inne pisma, jeżeli ich podpisywanie wójt zastrzegł dla siebie.

§ 31

Zastępca wójta, sekretarz i skarbnik podpisują pisma pozostające w zakresie ich zadań, niezastrzeżone do podpisu wójta.

§ 32

1.    Kierownicy referatów podpisują:

1)      pisma związane z zakresem działania referatów, niezastrzeżone do podpisu wójta,

2)      decyzje administracyjne oraz pisma w sprawach, do załatwienia, których zostali upoważnieni przez wójta.

 

ROZDZIAŁ VIII
ZASADY OPRACOWYWANIA I WYDAWANIA AKTÓW PRAWNYCH WÓJTA

§ 33

Wójt wydaje:

1)     zarządzenia wewnętrzne – wydawane na podstawie szczegółowych delegacji zawartych w aktach prawnych,

2)     zarządzenia porządkowe – przepisy porządkowe wydawane na podstawie art. 41 ust. 2 ustawy o samorządzie gminnym,

3)     obwieszczenia, – jeżeli przepis szczególny tak stanowi,

4)     pisma okólne – o charakterze instrukcyjnym, regulujące tok pracy Urzędu,

5)     decyzje i postanowienia – w rozumieniu przepisów kodeksu postępowania administracyjnego.

§ 34

1.    Projekty aktów prawnych winny być przygotowane zgodnie z powszechnie stosowanymi

       zasadami techniki prawodawczej.

2.    Redakcja projektów winna być jasna, zwięzła i poprawna pod względem językowym i powszechnie zrozumiała.

 

§ 35

Akt prawny składa się z tytułu, treści i terminu realizacji.

1.    Tytuł aktu prawnego zawiera następujące części:

1)      oznaczenie rodzaju aktu ( zarządzenie, decyzja),

2)      numer aktu,

3)      oznaczenie organu podejmującego akt,

4)      datę aktu ( dzień, miesiąc, rok)

2.    W treści aktu należy:

1)      określić podstawę prawną z powołaniem na konkretne przepisy upoważniające organ do określonego działania i dokładnie wskazać źródło publikacji,

2)      postanowienia aktu ująć w paragrafy, ustępy, punkty, litery,

3)      określić podmioty odpowiedzialne za wykonanie lub nadzorujące realizację aktu,

4)      określić sposób wejścia w życie aktu, w tym i miejsce jego ogłoszenia,

5)      podać akty, które tracą moc.

3.    Akty prawne mogą zawierać termin ich realizacji.

4.    W uzasadnieniu aktu należy precyzyjnie określić powody podjęcia aktu prawnego.

 § 36

1.    Projekty aktów prawnych przygotowują właściwe pod względem merytorycznym komórki organizacyjne i jednostki organizacyjne.

2.    Projekty uzgodnione z bezpośrednim przełożonym przekazuje się radcy prawnemu celem zaopiniowania pod względem prawnym.

3.    Akty prawne po ich podpisaniu podlegają ewidencji w rejestrach. 

§ 37

1.    Do decyzji i postanowień Wójta wydanych na podstawie przepisów kodeksu postępowania administracyjnego stosuje się uregulowania zawarte w kodeksie postępowania administracyjnego.

2.    Decyzje i postanowienia wydane na podstawie przepisów kodeksu postępowania administracyjnego przechowywane są i rejestrowane w poszczególnych komórkach.

3.    W szczególnie skomplikowanych przypadkach dotyczących wydania decyzji lub postanowień Wójta należy przed ich podjęciem zwrócić się o opinię do radcy prawnego.

 

ROZDZIAŁ IX
ORGANIZACJA KONTROLI ZARZĄDCZEJ 

§ 38

Przepisy niniejszego rozdziału oraz przyjęte Procedury kontroli zarządczejokreślają organizację, zasady oraz tryb przeprowadzania kontroli zarządczej w Urzędzie Gminy Marciszów

§ 39

Kontrolę zarządczą stanowi ogół podejmowanych działań dla zapewnienia realizacji celów

i zadań Gminy w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy. 

§ 40

Celem kontroli jest ustalenie stanu faktycznego, badanie zgodności podejmowanych rozstrzygnięć z aktami normatywnymi, ustalanie przyczyn i skutków ewentualnych nieprawidłowości, ustalanie osób odpowiedzialnych za stwierdzone nieprawidłowości

i przeciwdziałanie im w przyszłości. 

§ 41

W Urzędzie przeprowadza się następujące rodzaje kontroli:

1. kompleksowe – obejmujące całość lub obszerną część działania poszczególnych referatów, samodzielnych stanowisk lub jednostek organizacyjnych,
2. problemowe – obejmujące wybrane zagadnienia lub z zakresu działania kontrolowanego referatu, stanowiska lub jednostki organizacyjnej, stanowiące niewielki fragment jego działalności,
3. wstępne – obejmujące kontrole zamierzonych dyspozycji i czynności przed ich dokonaniem oraz stopnia ich przygotowania, mające na celu zapobieganie niepożądanym lub nielegalnym działaniom,
4. bieżące – obejmujące badanie czynności i wszelkich operacji gospodarczych i finansowych w toku ich wykonywania w celu stwierdzenia, czy wykonywanie to przebiega prawidłowo i zgodnie z ustalonymi wzorcami. W czasie kontroli bieżącej bada się również rzeczywisty stan rzeczowy i pieniężny składnik majątkowy oraz prawidłowość ich zabezpieczenia przed kradzieżą, zniszczeniem i innymi szkodami,
5. sprawdzającą ( następną) – mającą miejsce po dokonaniu określonych czynności

w szczególności mająca na celu ustalenie, czy wyniki poprzednich kontroli zostały uwzględnione w toku postępowania kontrolowanej komórki lub stanowisk 

§ 42

1.    Postępowanie kontrolne przeprowadza się w sposób umożliwiający bezstronne i rzetelne ustalenie stanu faktycznego w zakresie działalności komórki lub jednostki organizacyjnej, rzetelne jego udokumentowania i ocenę działalności.

2.    Stan faktyczny ustala się na podstawie dowodów zebranych w toku postępowania kontrolnego.

3.    Jako dowód może być wykorzystane wszystko, co nie jest sprzeczne z prawem. Jako dowody mogą być wykorzystane w szczególności: dokumenty, wyniki oględzin, zeznania świadków, opinie biegłych oraz pisemne wyjaśnienia i oświadczenia kontrolowanych. 

§ 43

Kontroli wewnętrznej dokonują:

1. Wójt lub osoba działająca na podstawie pełnomocnictwa udzielonego przez Wójta,
2. Kierownicy referatów w odniesieniu do podporządkowanych im pracowników w zakresie rzetelności prowadzenia spraw służbowych, terminowości i jakości realizacji poszczególnych zadań, a także dbałości o podnoszenie poziomu efektywności pracy,
3. Skarbnik – w odniesieniu do komórek organizacyjnych w zakresie gospodarki środkami budżetowymi. 

§ 44

Kontrolę zewnętrzną wykonują w zakresie przyznanych upoważnień przez Wójta:

1. Skarbnik gminy

1)      w odniesieniu do jednostek organizacyjnych w zakresie gospodarki finansowej,

2)      w odniesieniu do podmiotów otrzymujących z budżetu gminy dotację na realizację zadań gminnych,

1. Upoważnione osoby w sprawach działalności jednostek organizacyjnych. 

§ 45

Wszystkie osoby zatrudnione na stanowiskach kierowniczych komórek organizacyjnych zobowiązane są w ramach powierzonych im zadań do sprawowania funkcji kierowania, nadzoru i kontroli w stosunku do podległych im pracowników. 

§ 46

Każdy pracownik kontrolowanej komórki bądź jednostki organizacyjnej obowiązany jest na żądanie kontrolującego udzielić wyjaśnień ustnych lub pisemnych w sprawach dotyczących przedmiotu kontroli w wyznaczonym przez kontrolującego terminie. 

§ 47

W przypadku ujawnienia podczas kontroli nieprawidłowości osoba kontrolująca zobowiązana jest przedsięwziąć środki zmierzające do usunięcia wykrytych nieprawidłowości lub gdy nie leży to w jej kompetencjach zawiadomić o faktach bezpośredniego przełożonego osoby kontrolowanej

§ 48

W razie stwierdzenia w toku kontroli okoliczności grożących niebezpieczeństwem dla zdrowia lub życia ludzkiego, a także grożących stratami materialnymi spowodowanymi niegospodarnością, niedbalstwem czy marnotrawstwem, kontrolujący występuje z wnioskiem do kierownika kontrolowanej komórki lub jednostki organizacyjnej o podjęcie natychmiastowych środków przeciwdziałających zagrożeniom.

§ 49

Z przeprowadzonej kontroli sporządza się protokół, który powinien być napisany w sposób zwięzły i przejrzysty oraz zawierać fakty związane z kontrolą o negatywnej wymowie lub fakty pozytywne, godne upowszechnienia. 

§ 50

Protokół powinien zawierać:

* adnotację, że służy tylko do użytku służbowego,

* nazwę kontrolowanej komórki bądź jednostki organizacyjnej,

* imię, nazwisko i stanowisko kontrolującego,

* datę rozpoczęcia i zakończenia kontroli,

* imię, nazwisko kierownika kontrolowanej komórki bądź jednostki i objęcia przez niego stanowiska,

* określenie przedmiotu kontroli i okresu objętego kontrolą,

* ustalenie stanu faktycznego,

* wyszczególnienie załączników do protokołu,

* wzmiankę o poinformowaniu o prawie zgłoszenia zastrzeżeń do faktów ujętych w protokole i złożenia wyjaśnień,

* dane o liczbie egzemplarzy sporządzonego protokołu,

* datę i miejsce podpisania protokołu.

§ 51

Kontrolowanemu przysługuje prawo zgłoszenia przed podpisaniem protokołu umotywowanych zastrzeżeń do konkretnych faktów ujętych w protokole, jeśli uzna, że nie są one zgodne z prawdą materialną. Kontrolujący zobowiązany jest je zbadać niezwłocznie.

 § 52

1. Kierownik kontrolowanej komórki lub jednostki organizacyjnej oraz osoba bezpośrednio kontrolowana może w uzgodnionym terminie, nie dłuższym niż 7 dni, złożyć bezpośrednio

kontrolującemu lub w sekretariacie Urzędu wyjaśnienia dotyczące stwierdzonych w protokole nieprawidłowości z uwzględnieniem działań prowadzących do ich usunięcia.

1. Kontrolujący po zapoznaniu się z wyjaśnieniami kontrolowanego sporządza w terminie 7 dni wyniki pokontrolne.

1. W przypadku nie złożenia przez kontrolowanego wyjaśnień w terminie określonym

w ust. 2 kontrolujący sporządza wyniki pokontrolne najpóźniej w terminie 10 dni od podpisania protokołu.

1. Wyniki pokontrolne powinny zawierać: wnioski, propozycje sposobu usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości oraz termin ich wykonania.
2. Wyniki pokontrolne kontrolujący przekazuje zlecającemu kontrolę niezwłocznie po ich sporządzeniu.
3. O sposobie wykorzystania wniosków i propozycji pokontrolnych decyduje zlecający kontrolę.

§ 53

1. Niezwłocznie, najpóźniej w terminie 14 dni, po upływie terminu do wykonania zaleceń pokontrolnych kontrolujący powinien przeprowadzić kontrole sprawdzające w celu ustalenia stopnia realizacji zaleceń pokontrolnych.
2. O wynikach ustaleń realizacji zaleceń pokontrolnych kontrolujący zawiadamia zlecającego kontrolę niezwłocznie, nie później niż 7 dni po zakończeniu kontroli sprawdzającej. 

§ 54

1.    Sekretarz prowadzi rejestr upoważnień kontrolnych wydanych przez Wójta.

2.    Materiały z przeprowadzonych kontroli przechowuje Sekretarz.

 

ROZDZIAŁ X
ORGANIZACJA  PRZYJMOWANIA  I  ZAŁATWIANIA  INDYWIDUALNYCH   SPRAW  OBYWATELI. TRYB  PRZYJMOWANIA  SKARG  I  WNIOSKÓW.

§ 55

1. Zasady postępowania w indywidualnych sprawach obywateli oraz terminy załatwiania tych spraw  regulują przepisy Kodeksu Postępowania Administracyjnego.

2. Pracownicy urzędu są zobowiązani do sprawnego i rzetelnego rozpatrywania indywidualnych spraw obywateli kierując się wyłącznie przepisami prawa i zasadami współżycia społecznego.

 3. Pracownicy obsługujący interesantów zobowiązani są do:

   1) udzielania informacji, wyjaśnienia treści obowiązujących przepisów prawnych i udostępnienia akt sprawy stronom postępowania,

   2) załatwiania spraw obywateli bez żadnej zwłoki, a w sprawach wymagających postępowania wyjaśniającego nie później  niż w ciągu miesiąca, natomiast w sprawach szczególnie skomplikowanych nie później niż w ciągu 2 miesięcy,

   3) informowania zainteresowanych o stanie załatwienia ich sprawy w każdym stadium postępowania,

   4) powiadomienia zainteresowanych o przedłużeniu terminu załatwienia sprawy, jeżeli zajdzie taka konieczność,

   5) informowanie stron o przysługujących im środkach odwoławczych lub środkach zaskarżenia od wydanych rozstrzygnięć. 

§ 56

1. Skargi i wnioski złożone do Urzędu w formie pisemnej  rejestrowane są w sekretariacie i przekazywane są na stanowiska zgodnie z dekretacją Wójta.

2. Pracownik merytoryczny  w trakcie rozpatrywania i prowadzenia skargi lub wniosku winien posługiwać się nadanym numerem sprawy.

3. Pracownik merytoryczny po zakończeniu sprawy, komplet dokumentów przekazuje do  sekretarza, gdzie przechowywany  jest rejestr skarg i wniosków.

4. Tryb oraz organizację przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wnioskówokreślają przepisy Działu VIII Kodeksu postępowania administracyjnego oraz aktów wykonawczych  wydanych na jego podstawie. 

§ 57

1. Przyjmowanie w Urzędzie osób w sprawach indywidualnych w tym również w sprawach  skarg i wniosków  odbywa się przez Wójta:

    a) w sprawach skarg i wniosków w każdą środę od godz. 10ºº do 15³º

    b) w pozostałych  sprawach indywidualnych w pozostałe dni tygodnia w godzinach pracy Urzędu.

2. Zastępca Wójta, Sekretarz, Skarbnik i pozostali pracownicy Urzędu przyjmują interesantów w każdym dniu w godzinach pracy Urzędu.

ROZDZIAŁ X
POSTANOWIENIA  KOŃCOWE

§ 58

Wójt może zmieniać zakres spraw powierzonych dla poszczególnych referatów i samodzielnych stanowisk pracy w zależności od aktualnych potrzeb. 

§ 59

Z dniem wejścia w życie Regulaminu traci moc obowiązujący dotychczasowy Regulamin Organizacyjny Urzędu zatwierdzony Zarządzeniem Nr 26 /18 Wójta Gminy Marciszów z dnia 28 lutego 2018 roku. 

§ 60

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem wydania  za mocą obowiązująca od 01 lutego 2019 roku.

 

Załączniki do Regulaminu Organizacyjnego